Avsluta projekt och utvärdera nytta

Beställare

Har kommundirektörens/förvaltningschefs mandat att genomföra projektet.

Uppgifter:

• Godkänner projektets slutrapport och beslutar förflyttning i faser.

Styrgruppsordförande i styrgrupperna om kommunens utvecklingsområden

Har kommundirektörens mandat att besluta om rapport utvärdering av nytta. Kan vara samma person som är beställare.

Uppgifter:

• Godkänner rapport utvärdering av nytta.
• Tar beslut om att avsluta projektet i Project Companion.

Styrgrupp

Utgör ett stöd för beställare och projektledare.

Uppgifter:

• Informerar om förändringar som rör projektet och verksamheten och hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter.

Projektledare

Avslutar projektet och lämnar över till mottagarna.

• Ansvarar för slutrapport samt för arkivering och gallring vid projektavslut.
• Ansvarar för intern och extern kommunikation.
• Överlämnar resultatet till mottagare för drift och förvaltning.
• Avvecklar projektgrupp.

Delprojektledare

Har inom utsett område samma uppgifter som projektledaren och rapporterar löpande till projektledaren i huvudprojektet.

Mottagare

Mottar projektets leverans inom sin verksamhet och ansvarar för fortsatt drift och förvaltning, samt implementering av det uppnådda resultatet. I vissa projekt kan det förekomma flera mottagare. Kan ingå i styrgrupp eller referensgrupp.

Uppgifter:

• Ansvarar för att nödvändiga förändringar och anpassningar sker i verksamheten för att möjliggöra att projektets resultat kan tas om hand och att effekter realiseras.
• Tar emot och ansvarar för eventuell restpunktslista.

Ansvarig för uppföljning av nytta

Följer upp och rapporterar nyttor som konkretiserats i Planen för nyttorealisering. Kan ingå i styrgrupp eller referensgrupp, ska inte vara en av mottagarna.

Uppgifter:

• Upprättar rapport utvärdering av nytta med resultat och vilka effekter projektet givit.
• Avslutar projektet i projektverktyget.

Stödfunktioner

Stöttar projektet med upphandling, teknik, ekonomi eller annat stöd.

Projektledaren har som sista uppgift att ta fram en slutrapport.

Slutrapport, mall

Under fasen ska all dokumentation gallras respektive arkiveras enligt dokumenthanteringsplanen.

Projektet ska avslutas i ekonomisystemet men inte projektverktyget, den används fram till beslutspunkt 6 är fattat. Lärandet från projektet ska spridas i lämpliga forum.

Beställaren godkänner slutrapporten tar beslut om att avveckla projektet samt att gå in i nyttoutvärderingsfasen och lämna över projektresultatet till förvaltning för fortsatt nyttorealisering. Alla beslut inom beslutspunkt 5 tas genom upprättandet av tjänsteskrivelse i Ciceron.

I beslutspunkt 5 finns flera beslut:

5a) Godkänna slutrapporten

5b) Beslut om att gå in i nyttoutvärderingsfasen

Besluten fattas av:

5a) Beställare

5b) Beställare

Upprättande av tjänsteskrivelse

Tjänsteskrivelsen skapas i Ciceron.

Diarienumret är samma som upprättats för det samlade arbetet med utvecklingsinitiativet.

Namnet på tjänsteskrivelsen är Beslutspunkt 5 samt projektets namn (följer inte med från skapandet av dokumentet).

Under rubriken Sammanfattning ska en kort sammanfattning av arbetet och beredning av ärendet redovisas. Gällande beredning se till att namnge vilka som granskat ärendet.

Under finansiering beskriv hur projektets kostnader konteras, exempelvis drift, investering, extra tilldelade medel från KS.

Under koppling till resultatmål, använd informationen från tjänsteskrivelsen för beslutspunkt 4 i samma ärende.

Under uppföljning/återrapportering, beskriv hur uppföljning och återrapportering kommer att ske.

Under rubriken Förslag till beslut använd de aktuella beslutsformuleringar utifrån ärendet:

• 5a) Beslut att godkänna slutrapport.

eller

• 5a) Beslut att inte godkänna slutrapport.

Respektive:

• 5b) Beslut om att inleda nyttoutvärderingsfas.

eller

• 5b) Beslut om att förlänga avslutningsfas.

Obligatoriska bilagor: Projektmallar 5a Slutrapport

Nyttoutvärderingen ska visa i vilken grad tänkta nyttor är uppnådda och syftar till att säkerställa att förväntad ekonomisk nytta och förväntade kvalitetseffekter uppstår.

Uppföljning av nyttor görs enligt den plan som togs fram under planeringsfasen. Löpande kan beslut fattas om nya aktiviteter som krävs för att säkra att den önskade nyttan kan realiseras.

Lärandet från nyttoutvärderingen är en viktig del av rapporten och ska spridas i lämpliga forum.

Ägaren alternativt Styrgruppsordförande godkänner rapport utvärdering av nytta och tar beslut om att avsluta nyttoutvärderingsfasen samt ser till att eventuell ram justeras inför kommande budgetår. Alla beslut inom beslutspunkt 5 tas genom upprättandet av tjänsteskrivelse i Ciceron.

I beslutspunkt 6 finns flera beslut:

6a) Godkänna rapport utvärdering av nytta.

Eller

6a) Beslut om att förlänga nyttoutvärderingsfasen.

Besluten fattas av:

6a) Beställare

Upprättande av tjänsteskrivelse

Tjänsteskrivelsen upprättas i Ciceron.

Diarienumret är samma som upprättats för det samlade arbetet med utvecklingsinitiativet.

Namnet på tjänsteskrivelsen är Beslutspunkt 6 samt projektets namn (följer inte med från skapandet av dokumentet).

Under rubriken Sammanfattning ska en kort sammanfattning av arbetet och beredning av ärendet redovisas. Gällande beredning se till att namnge vilka som granskat ärendet.

Under finansiering beskriv hur projektets kostnader konteras, exempelvis drift, investering, extra tilldelade medel från KS.

Under koppling till resultatmål, använd informationen från tjänsteskrivelsen för beslutspunkt 5 i samma ärende.

Under uppföljning/återrapportering, beskriv hur uppföljning och återrapportering kommer att ske.

Under rubriken Förslag till beslut använd de aktuella beslutsformuleringar utifrån ärendet:

• 6a) Beslut att godkänna rapport utvärdering av nytta.

eller

• 6a) Beslut att förlänga nyttoutvärderingsfasen.

Obligatoriska bilagor: Projektmallar 6a Rapport utvärdering av nytta.