EDP Vision, funktioner

De finns olika möjligheter att söka, ta fram statistik och få en översikt om vad som finns.

Sökfunktioner

• I vision kan du söka ut en eller många poster i systemet. Använd F3 för att söka fram enstaka poster i aktuell bild
• Översikten – lämpar sig bäst att se sammanställning vad som finns på en viss fastighet
  Se filmen om Söka i Vision

Filtrering

• Filtrera använder man tratten för att söka fram poster. Du kan även spara egna filter som du använder ofta.
• Filtrering används också för att ta fram widgets till din startsida.

Se filmen om filtrering i Vision del 1

Filtreringar kan från systemet skickas vidare till l exempelvis excel. Eller bli en rapport

För att skicka Filter som skickas till Excel del 2 För att exempelvis skapa etiketter

För att öppna en fil måste du hålla in Ctrl om du inte har comprima installerat och vill se den där.

Med hjälp av filhanteringen kan man antingen koppla filer, skapa dokument eller skicka e-post.

Lagra in filer

Det går att lagra in alla typer av filer i EDP Vision, dock går det inte att lagra in filer som är större än 250 Mb.
Men alla filtyper går inte att arkivera!

När du konverterar en fil till PDF/a kan det dyka upp ett meddelande. Det är bara att trycka på stäng. Vissa filer rastreras för att konverteras. Undvik därför gärna PDF/a.

Dra och släpp, Ny fil.

Film om utcheckade filer i vision samt widgeten för att hålla reda på dessa

Skapa egna filer från mall.

Filöversikten
Kort introduktion av filöversikten

Spara som PDF

• För att hålla reda på ärenden och mycket annat finns widgetar på startsidan.
• Det finns förinställda widgetar som exempelvis mina pågående ärenden
• Du kan skapa en egen widget från ett filter

I introduktionsfilmen finns hur man lägger till färdiga widgetar på startsidan. Introduktion i Vision

Sedan kan man skapa egna widgetar med hjälp av filter.

Skapa widget från filter

Skapa en widget från filter

Är dina widgetlistor långa. Vill du få bort något i din widget? Då kan man tänka filtrering i olika steg.

Skapa en smartwidget 

Grunduppsättning av widget

Se filmen om en grundwidgetuppsättning. Alla filter som rekommenderas användas finns beskrivet mer ingående under ärendeprocessen.

• mina pågående ärenden
• inkommande_minsignatur_ejlästa
• minahändelser_underbearbetning

Anpassa din widget

Hur ser din widget ut på startsidan. Man kan sortera, gruppera , filtrera och hantera kolumnuppsättningar på sina widgetarna för sparat filter. Hur man anpassar sin widget finns informationsfilmen anpassningsbara widgetar

I Vision finns kontakter på olika nivåer, på objekt, ärende och händelse.

Det finns också olika sätt att lägg upp kontakter på ett ärende. Hämta in från fastighetsregistret, från gemensamma adressböcker eller skapa helt nya kontakter. I filmen försöker jag förklara skillnaden på var man lägger upp en kontakt och olika sätt att göra det på.

Hantera kontakter i Vision

Vision går det att registrera uppgifter av olika slag.

• Det kan vara påminnelser till en själv att ringa en kontakt i ett ärende
• Ett projekt som ska vara klar till ett visst datum eller
• Bevakning av en verksamhet som ska ha inkommit med vissa handlingar inom ett visst datum.

Uppgifterna syns sedan i widgeten Uppgiftslista på startsidan med valda urval så att man lätt kan bevaka dem.

Se filmen skapa uppgifter i Vision

Under uppbyggnad

Du kan skapa tidsposter i Vision och ta fram underlag för hur mycket tid som lagt ner på olika saker.

• Nerlagd tid går att registrera på tillsynsobjekt, ärenden och händelser.

tidsredovisning i Vision

För att få en överblick hur mycket du har tidsredovisat per dag kan man använda sig av rapporter.
Här finns en film om hur du får fram tidrapporter. 

För att minimera administration ska de enheter som använder Vision svara i ett och samma ärende. Finns en skriftlig rutin (Internremissrutin i Vision) samt att det finns uppdelade informationsfilmer här på sidan.

SOA skapar remissutskick.

För att en enhet ska veta att de har en remiss att svara på behövs en widget.
Vem eller vilka som ska ha widgeten är upp till verksamheterna att avgöra.
Film om hur du lägger till internremisswidget samt en widget för att se inkommande internremissvar. Widget i Vision för internremiss

Sedan skapar denne ett remissvar i någon annans ärende med ändrar händelsen till sin egen avdelning och handläggare. Se film om hur du skapar ett remissvar. Svara på en internremiss
Saknar ni en remissmall så kan ni kontakta soa@motala.se

I filmerna ovan så nämns alternativ för att kunna se inkommande remissvar. De kommer inte in som tidigare som en inkommande handling, utan blir en upprättat handling i ärendet.

Dokumentmallar

• Färdiga mallar läggs in av SOA
• Mallarna hämtar information från ärende, händelse, objekt
• I samråd med SOA finns möjlighet att skapa och lägga in mallar som underlättar för handläggningen.

Se filmen om mallar kopplingar

Var man hittar mallarna  och göra en filtrering och sedan skicka till Excel.

Hitta mallar i Vision

E-postmallar

Har ni ett standardsvar eller fråga som ni oftast mailar ut så kan SOA vara behjälpliga att skapa en e-postmall för detta.

• I Vision finns tillsynsobjektsregister som är uppbyggt inom olika områden. Det är ett sätt att samla ärenden till ett objekt.
• Ett objekt kan vara ett livsmedelsobjekt ( en restaurang) en lokal (hygienlokal) m.m

En kort film som visar lite var man hittar tillsynsobjekten.
tillsynsobjekt i Vision

För mer information om vad som behöver fyllas i och hur objekten används hänvisas man till handläggare på sin enhet.

Ärendestatusar

Handläggs
Överklagat
Ska avslutas
Avslutat

Händelsestatusar 

Allmän handling
Notering
Under bearbetning

F1 Nå EDP Vision’s webbhjälp

F3 Sök i rutan du står i

F4 anger dagen datum i datumruta eller öppnas lathunden i där sådan finns

F5 laddar om fönstret

F9 Ny post
Ctrl F9 kopierar föregående post till en ny

F10 Spara

F11 Öppna en ruta separat