Handbok för extern webbplats

Vårt språk ska vara tydligt, begripligt och anpassat till dem som ska läsa det vi skriver.

Tänk på dessa punkter när du skriver din text:

• Det viktigaste ska komma först i texten.
• Korta ner texten så att bara det viktigaste är med.
• Tilltala läsaren med ”du”.
• Använd gärna punktlistor när det är lämpligt.
• Använd ett vardagligt språk utan för långa meningar.
• Om du måste använda krångliga och svåra ord, förklara vad de betyder.
• Använd mellanrubriker för att dela upp texten i olika delar.
• Låt gärna en kollega läsa texten och komma med synpunkter.

Motala kommuns externa webbplats och de tjänster som är kopplade till den omfattas av Lagen om tillgänglighet till offentlig service. Det innebär att den måste vara fullt tillgänglig att ta till sig, även för den som har någon typ av funktionsnedsättning eller använder hjälpmedel för att navigera på webben.

På webbriktlinjer.se finns riktlinjer för bland annat tillgänglighet på webben. Där beskrivs tillgänglighet på webben för redaktörer som jobbar med innehåll på webben men det finns också riktlinjer som är relevanta för den som jobbar med webbutveckling (funktion, design). Här nedan har vi lyft ut några av de riktlinjer som är relevanta för dig som jobbar med innehåll. På webbriktlinjer.se definieras dessa riktlinjer ännu mer om du vill läsa dem i sin helhet.

Här är några tips för ökad tillgänglighet:

Rubrikstruktur

Tänk på att rubrikstrukturen på sidan är korrekt. Sidans huvudrubrik har nivå H1. Alla underliggande rubriker ska då vara H2. Om du har underrubriker inom ett ämnesområde, ska dessa formateras som H3. En text blir inte automatiskt en rubrik för att du fetmarkerar den. Undvik att fetmarkera text som inte är en rubrik, eftersom den betoning som du vill uppnå riskerar att inte uppfattas av alla.

Här är ett exempel som förklarar vad som menas med rubrikstruktur.

H1 Mat

H2 Frukt

H3 Banan

H3 Äpple

H2 Grönsaker

H3 Broccoli

H2 Kött

H3 Kyckling

H3 Nötkött

Bilder

Skriv inte väsentlig text i bilder. Uppläsande hjälpmedel kan inte läsa texten, och dessa besökare går då miste om budskapet. Om du behöver lägga in en bild, som exempelvis grafik som innehåller text, använd fältet för alt-text för att beskriva bilden och dess textinnehåll. Om det skulle bli väldigt lång text i alt-fältet kan du istället beskriva bildens information i vanlig brödtext i direkt anslutning till bilden. Skriv i så fall en kortfattad alt-text där du tydliggör detta.

Alla bilder, som inte är rent dekorativa, ska ha en alt-text. Se instruktionsfilmen för bildhantering för att få hjälp med hur du ska göra.

Läs mer nedan om bildhantering på webben.

Filer

Det är alltid att föredra att text läggs direkt som webbinnehåll, det vill säga på en sida, som fråga-svar eller som en nyhet. Om du måste lägga ut ett dokument, se till att det är konverterat till PDF och att du har gjort en tillgänglighetsgranskning av PDF-filen. Det finns verktyg i Adobe Acrobat DC för att säkerställa tillgänglighet.

Undvik bokstäverna å, ä och ö, samt mellanslag och understreck (_) i filnamnet då det skapar problem i vissa fall. Exempel på ett bra filnamn skulle kunna vara ”rutin-for-franvaro.pdf”.

Länkar

När du skapar en länk i en text ska länken läggas på text som beskriver innehållet som finns på destinationssidan. Använd flera ord som länk, för att det ska bli lättare att klicka. Använd inte länkar på uttryck som ”Klicka här” eller ”Läs mer”, eftersom det inte säger något om vart länken leder. Placera inte länkar för nära varandra.

Hjälp till att navigera till innehåll som är relaterat till sidan i första hand genom att använda puffar.

Länkar ska alltid öppnas i samma flik, och du behöver alltså inte kryssa i rutan för att öppna i ny flik. Detta gäller såväl interna och externa länkar som dokument.

Tabeller

Använd tabeller sparsamt, behöver innehållet verkligen presenteras i en tabell? I många fall fungerar det bra att presentera informationen på annat sätt, exempelvis i en punktlista. Problemet med tabeller är att de ofta inte visas på ett bra sätt exempelvis i mindre skärmar, som mobiltelefoner. Du riskerar att läsaren inte ser hela tabellen och därmed går mista om information.

Om du behöver ha en tabell för att det verkligen handlar om tabelldata (flera kolumner och rader som är relaterade till varandra och som skulle bli otympligt att beskriva på något annat sätt) måste du se till att den formateras på rätt sätt med ett tabellhuvud.

Gör såhär för att formatera tabellhuvud:

1. Markera alla celler i raden som ska vara tabellens rubrikrad.
2. Gå in i tabellinställningarna.
3. Välj Cell => Tabellcellsegenskaper.
4. Välj Celltyp => Cellhuvud.
5. Klicka OK.
6. Vänsterställ och fetmarkera (B) texten i rubrikraden.

Undvik bilder på externwebben om de inte tillför någon väsentlig information. En bild tar upp stor yta och innebär mer skroll framför allt på små skärmar, vilket kan irritera läsaren. Använd bara bilder om de kompletterar den skrivna texten med visuell information som är svår att beskriva i skrift. Exempel på sidor som bör ha toppbilder är olika verksamheter, som skolor, boenden och liknande. Du kan gärna lägga en bild i textblocket om bilden förtydligar eller förstärker textens budskap. Tänk dock på att av tillgänglighetsskäl måste bildens information också beskrivas i text, antingen kortfattat i alt-texten eller som en längre beskrivning i direkt anslutning till bilden.

Vi ska bara använda bilder som är köpta av en fotograf eller som vi har fotat själva. Vi kan också använda bilder från bildbanken Mostphotos, kontakta kommunikationsenheten om du behöver ha hjälp att ladda ned bilder därifrån. Du får inte använda bilder som du hämtar från internet då det kan vara upphovsrätt på bilderna.

Ladda upp bilder i mediebiblioteket

Se instruktionsfilm för hur du ska göra för att ladda upp bilder i WordPress.

I rutan för bildtext skriver du förutom eventuell bildtext ”Fotograf: Namn”. Du behöver inte skriva något om bilden är tagen från Mostphotos. Bildtexten ska kommentera bilden och är stället för att ange vilka som syns på bilden om den används till en nyhet.

I rutan ”Alternativ text” ska du beskriva bilden, så som den ser ut, exempelvis ”Foto av en kvinna som går med en hund i en park.” Den som inte ser bilden ska förstå vad som visas på den utifrån alternativtexten.

Bildformat

Såväl nyhetsbilder som toppbilder till externwebben kan laddas upp i bildformatet 800 x 440 pixlar. Det gäller även bilder till blocket ”Puffar”, men du kan med fördel undvika bilder här.

Du kan installera bildredigeringsprogrammet FastStone Image Viewer för att underlätta beskärning av bilder. Kontakta Servicedesk om det inte finns i ditt Software center.

Här kan du se en instruktionsfilm om hur du ändrar format med hjälp av FastStone Image Viewer.

Du behöver hitta egna rutiner för att hålla dina sidor uppdaterade och korrekta. Verksamheter som förändras mycket kan behöva se över innehållet oftare än verksamheter som är mer statiska. Minimum bör vara att se över alla sidor två gånger per år.

Kontrollera då:

• Att texten är aktuell och korrekt.
• Att det inte finns trasiga länkar till dokument, interna eller externa sidor.
• Att eventuella kontaktuppgifter fortfarande stämmer.
• Att alla frågor och svar är aktuella och utan brutna länkar.

Om det inte finns en webbredaktör i verksamheten faller detta ansvar på innehållsansvarig chef, läs mer under Roller och uppdrag nedan.

Avpublicera nyheter, dokument och bilder

Det finns en funktion för att automatiskt avpublicera vid en viss tidpunkt. Använd den funktionen på nyheter och dokument/bilder som har en viss livslängd. Nyheter ska som huvudregel bara ligga publicerade ett år. Vissa nyheter, som handlar om exempelvis ett evenemang, kan avpubliceras direkt efter att evenemanget ägt rum. Välj avpubliceringssätt ”Ta bort“ om det inte finns en god anledning att texten sparas för att användas senare, exempelvis om det är en nyhet som återkommer år efter år.

Även nyhetsbilden ska tas bort samma dag som själva nyheten, om det inte är en bild som går att återanvända till annat, så kallade genrebilder. Nyhetsbilder på personer, om de inte är hämtade från Mostphotos, ska alltid tas bort efter ett år.

Brutna länkar

Kommunikationsenheten får rapporter över brutna länkar på hemsidan, och ansvarar då för att dessa åtgärdas. En fördel är förstås om det aldrig blir några brutna länkar. Om du exempelvis byter ut ett dokument är det viktigt att göra på rätt sätt så att det inte skapas en bruten länk.

Kommunikationsenheten

Kommunikationsenheten ansvarar för sidstrukturen på webbplatsen och raderar eller skapar nya sidor vid behov. På kommunikationsenheten har varje förvaltning en kontaktkommunikatör som också samordnar förvaltningens webbarbete.

Kommunikationsenheten ansvarar också för förvaltning av verktyget WordPress, exempelvis utveckling, utbildning och support.

Webbredaktör

En webbredaktör ansvarar för att arbeta med innehåll på sidor och FAQ som handlar om dennes ansvarsområde. Ibland ingår att skriva nyheter, men det kommer du överens med kommunikationsenheten om. Webbredaktörer har normalt sett inte behörighet att skapa sidor i WordPress, om ingen annan överenskommelse har gjorts.

Innehållsansvariga chefer

Chefer är enligt Motala kommuns kommunikationspolicy informationsansvariga för extern och intern kommunikation och därför också informationsansvariga på webbplatsen. Varje chef har innehållsansvar för de webbsidor som är kopplade till verksamhetens arbetsområde. Det är upp till chefen att delegera arbetet och se till att det finns någon, antingen inom verksamheten eller på kommunikationsenheten, som gör de förändringar som krävs. I verksamheter där det händer mycket och behöver ske förändringar ofta, är det en fördel att ha en egen webbredaktör som är närmare verksamheten än vad kommunikationsenheten kan vara.

Har du frågor eller synpunkter är du välkommen att kontakta kommunikation@motala.se.