Upphandling och avtalsdatabas
Kommunens gällande avtal för varor och tjänster finns samlade i avtalsdatabasen "E-avrop".
Avtalsdatabasen
I avtalsdatabasen, E-avrop, kan du hitta gällande avtal för varor och tjänster. Vänd dig till en behörig beställare, inköpssamordnare eller chef för att avropa (beställa) från avtalen.
Till AvtalsdatabasenInköpsprocessen enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Som kommun är vi skyldiga att följa Lagen om offentlig upphandling (LOU) när vi genomför inköp av varor, tjänster och entreprenader eller Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna, LUF. Syftet är att på bästa sätt ska använda skattemedel genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på marknaden. LOU syftar även till att ge leverantörer möjlighet att tävla på lika villkor vid kommunens upphandlingar.
För kommunen gäller följande inköps- och upphandlingsprocess:
Finns befintligt avtal?
Om Ja, avropa enligt villkoren i avtalet. Behörig beställare för verksamheten kan beställa enligt avtalen.
Om Nej, kontakta behörig beställare eller inköpssamordnare som kan genomföra en så kallad direktupphandling enligt de riktlinjer som finns.
Om du behöver genomföra en annonserad upphandling
Om kontraktets värde är högre än 700 000 kronor behöver du genomföra en annonserad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Kontakta upphandlingsenheten och anmäl den planerade upphandlingen till kommunens upphandlingsplan. (Se längre ned på denna sida.)
Enligt kommunens anvisningar för inköp är det bara personer som är behöriga beställare som får göra inköp för verksamhetens räkning. De har hjälp av inköpssamordnare som finns på varje förvaltning.
Om du ska göra inköp som inte innebär en upphandling eller direktupphandling, kan du läsa mer här:
Gemensamma anvisningar
Motala kommuns inköpsorganisation finns beskriven i Gemensamma anvisningar för inköpsorganisation och inköp.
När kan jag göra en direktupphandling?
Du kan göra en direktupphandling om det saknas ett avtal på området och om värdet av kommunens samlade inköp av samma slags varor, tjänster och entreprenader understiger 700 000 under hela avtalsperioden (minst 1 år). Om behovet är återkommande så bör värdet beräknas på en längre period, exempelvis fyra år. Om beloppsgränsen då överskrids du initiera en upphandling.
Man får inte dela upp inköp med syfte att komma under värdet för direktupphandling. Det är den som genomför direktupphandlingen som ansvarar för att kontrollera om kommunen tidigare genomfört liknande upphandlingar.
Hur gör jag en direktupphandling?
Du som chef kan genomföra direktupphandlingar för varor och tjänster till din verksamhet enligt delegationsordningen. Det rekommenderas dock att du kontaktar den som är behörig beställare för din verksamhet alternativt förvaltningens inköpssamordnare.
Här hittar du mallar som du ska använda vid direktupphandling:
Kommunens avtal finns samlade i avtalsdatabasen (e-avrop). Avtalen i avtalsdatabasen är upphandlade enligt LOU och kommunen är skyldig att använda dessa för sina inköp.
Du kan söka fram avtal antingen genom att klicka dig fram eller söka i kategorivyn alternativt använda avtalssökning. Vid avtalssökning kan du göra en mer avancerad sökning genom att även inkludera bilagor eller söka på bolagsnamn.
Genom att registrera ett inloggningskonto hos E-avrop kan du skapa bevakningar på valfria avtal eller avtalskategorier för att hålla dig uppdaterad om det sker förändringar. Då får du exempelvis e-postmeddelande om ny prislista på avtalet har publicerats eller om ett nytt avtal har lagts upp.
Inför varje budgetår sammanställer upphandlingskontoret en upphandlingsplan som ligger till grund för kommunens kommande upphandlingar. Upphandlingsplanen används som ett verktyg för planering och prioritering, samt för att visa presumtiva anbudsgivare vilka upphandlingar kommunerna planerar.
Upphandlingsenheten ansvarar för att sammanställa upphandlingsplanen utifrån de behov som rapporteras av verksamheterna. Upphandlingar som anmälts till upphandlingsplanen kommer att prioriteras men upphandlingskontoret har viss beredskap att genomföra akuta upphandlingar som inte var kända då upphandlingsplanen fastställdes.
Kommunerna Boxholm, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshög samverkar kring upphandlingsfrågor inom ramen för Inköpssamverkan. Kommunerna samverkar i upphandlingar där det finns ett gemensamt behov för att få en kostnadseffektiv administration inom upphandlingsarbetet. Som stöd för Inköpssamverkans arbete finns ett upphandlingskontor som organisatoriskt är placerat i Motala kommun. På upphandlingskontoret finns professionella upphandlare som medverkar med upphandlingsteknisk kompetens i kommunernas upphandlingar.
Förutom Lagen om offentlig upphandling styrs kommunens inköps- och upphandlingsarbete av en upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer. Upphandlingspolicyn gäller för alla inköp och upphandlingar som genomförs i kommunen. Den slår fast exempelvis riktlinjer för upphandlingsetik, samt ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet.