Sociala medier

OBS! Just nu genomför kommunikationsenheten en kartläggning av kommunens konton i sociala medier. Nya anvisningar för sociala medier kommer att beslutas i början av 2023. Under denna period får därför inga nya konton skapas av enskilda verksamheter.

Varför vill du starta ett konto?

Innan du startar ett nytt konto i sociala medier, fundera över vad du vill uppnå. Finns det ett behov av kommunicera? Vilken typ av information gäller det? Är sociala medier den lämpligaste kanalen? Genom att veta fundera på syftet med din kommunikation, vem din målgrupp är och hur deras behov ser ut kan du också jobba mer effektivt med din kommunikation.

Alla kommunens konton i sociala medier ska planeras för att bestämma bland annat syfte, mål, målgrupp och redaktionell plan. Allt innehåll som publiceras på Motala kommuns konton, eller publiceras som Motala kommun på andras konton, ska ha en tydlig koppling till vår verksamhet.

Vill du starta ett konto för din verksamhet? Kontakta kommunikation@motala.se.

Centralt ägande av konton

Alla kommunens konton ska skapas centralt hos kommunikationsenheten. Det innebär att vi samlar ägandet av kommunens konton vilket möjliggör en bättre uppföljning och kontroll. Kontot ska också ha utsedda redaktörer inom den aktuella verksamheten som har en bestämd plan för hur de ska jobba med innehållet och hantera kommentarer.

Chefen är informationsansvarig

Du som chef är informationsansvarig för både extern och intern kommunikation. Som chef har du innehållsansvar för kommunikation kopplad till verksamhetens arbetsområde och att styrdokument och riktlinjer följs inom ditt ansvarsområde.

Det ska tydligt framgå att Motala kommun är avsändare för ett konto och det ska vara enkelt för läsaren att kontakta den verksamhet som är ansvarig. Ange att kontot är officiellt och vad man kan förvänta sig av det.

Använd inte ett privat konto för att kommunicera i din egenskap som anställd i Motala kommun.

Profilbild

Profilbilden ska tydligt visa att Motala kommun eller en verksamhet i Motala kommun är avsändare genom att kommunlogotypen används. Du kan välja fritt vilken av våra profilfärger du vill ha som bakgrundsfärg. När man valt att använda en färg är det viktigt att samma färg används genomgående i samtliga sociala kanaler för att skapa kontinuitet och igenkänning.

Ladda ner din profilbild i någon av våra olika profilfärger. Högerklicka på någon av länkarna nedan och välj ”Spara mål/länk som” för att spara ner profilbilden till din dator.

• Profilbild huvudblå
• Profilbild mörkgrön
• Profilbild grön
• Profilbild orange
• Profilbild rosa
• Profilbild mörkblå

Kontakta kommunikationsenheten, kommunikation@motala.se, om du har några frågor.

Bakgrundsbild

Bakgrundsbilden ska vara relevant för verksamheten och exempelvis visa avsändarens uppdrag, vem målgruppen är eller kan vara eller var verksamheten ligger. Det är bra att byta bakgrundsbild med jämna mellanrum för att sidan ska vara aktiv.

Namn, kontaktuppgifter och förväntningar

Namnet på kontot ska tydligt visa avsändaren. Se till att det finns information om hur man kontaktar verksamheten. Länka till er verksamhets information på kommunens webbplats.

Exempel: Motala kommuns kommungemensamma Facebooksida.

Information om offentlig handling och olämpligt innehåll

Ge information om offentlig handling och olämpligt innehåll genom att lägga till en länk till följande sida där information finns: https://www.motala.se/kommun-och-politik/press-och-informationsmaterial/sociala-medier/

Alla kommunens konton ska bevakas dagligen under arbetstid. Sociala medier är realtidsmedier och att verksamheten bevakar kontot flera gånger dagligen kan förväntas av användaren. Olämpligt material ska tas bort direkt när det upptäckts.

Publicera tillräckligt ofta. Sociala medier är ett nyhetsmedium där förväntningen är att det händer saker ofta. Publicera som minst två gånger i veckan i sociala medier men gärna flera gånger på en vecka.

Svara snabbt, korrekt och personligt

Inlägg, kommentarer eller frågor som adresseras till kommunen ska besvaras snabbt och korrekt och ha ett personligt tilltal. Vi följer vår servicegaranti för tillgänglighet och bemötande. De svar som publiceras ska undertecknas av en redaktör för kontot så att det tydligt framgår att det är en utsedd representant för Motala kommun som uttalar sig.

Tänk på att:

• Svara korrekt. Stressa inte, utan ta det lugnt. Be att få återkomma om det tar tid att ge ett svar.
• Använd ett personligt och vardagligt tilltal.
• Var förtroendeingivande och seriös, men lättsam. Var mer positiv än problematiserande. Var mer varm än korrekt i tonaliteten. Var professionell men enkel.
• När du ger ett svar, underteckna meddelandet så att det framgår att det är en utsedd representant från verksamheten som svarar. Skriv ditt eget namn, även om du exempelvis fått informationen från en kollega, eftersom det ju är du som skriver svaret. Exempel: Hälsningar Anna, Motala kommun eller Hälsningar Calle, Räddningstjänsten.
• För en dialog, ge inte bara information. Dialog bygger kontakt och nätverk och skapar delaktighet och engagemang.
• Om det blir fel, var ödmjuk och förlåtande. Var ärlig och snabb att erkänna om du/ni gjort fel och rätta till det så fort som möjligt.
• Om ni får kritik, agera inte i panik och svara inte i affekt. Undvik försvarsläge, ironi och raljerande ton.

Ta bort olämpligt material

Inlägg, kommentarer, bilder eller filmer ska skyndsamt tas bort om de innehåller något av följande:

• Sekretessbelagda eller känsliga personuppgifter om enskilda personer
• Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
• Kränkande uttalande med rasistiska, sexistiska eller homofobiska undertoner
• Hets mot folkgrupp eller andra trakasserier
• Olovliga våldsskildringar eller pornografi
• Uppmaningar till brott eller annan brottslig verksamhet
• Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
• Svordomar eller obscena ord
• Kommersiella budskap, reklam eller spam

Spara ner innehållet innan du raderar det, för att kunna diarieföra det, läs mer under rubriken ”Diarieför innehåll som leder till en åtgärd”. Du kan också stänga av användare som bryter mot reglerna vid upprepade tillfällen. Inlägg som bryter mot lag ska polisanmälas.

Får du frågor eller synpunkter på att innehåll har tagits bort? Hänvisa till kontots information om vilka regler som gäller. Under rubriken ”Visa tydlig avsändare” finns ett förslag på hur du kan ge information om offentlig handling och olämpligt innehåll.

Ett inläggs spridning, det vill säga hur många du når, påverkas av:

Innehållet i inlägget

Bilder och filmer som är uppladdade ger generellt större spridning än inlägg som bara innehåller text eller länkar. Det finns en 80/20-regel när det gäller sociala medier som säger att 80% av innehållet ska vara användbart för dina följare (utbildande, underhållande, problemlösande) och 20% ska marknadsföra din verksamhet. Lyft gärna fram mjuka värden i verksamheten och låt våra kärnvärden (öppen, stolt och nyskapande) löpa som en röd tråd i er kommunikation. Det är också viktigt att bilder/filmer följer de rekommenderade formaten för respektive socialt media, annars får dina inlägg sämre spridning.

Frekvensen på inlägg

För att era inlägg ska få bra spridning (dvs visas i flödet för de som följer er) behöver ni ha en kontinuerlig frekvensen på era inlägg med minst två inlägg/vecka. Publicerar ni mer sällan bedöms ert konto vara mindre relevanta och ni får därför sämre spridning. Genom att skapa en publiceringskalender kan ni planera vad ni ska publicera flera månader i förväg. Det är ju också möjligt att tidsstyra publiceringen av inlägg.

Antalet interaktioner

När en följare väljer att kommentera, dela eller gilla-markera ett inlägg kallas det för interaktioner och är ett mått för hur engagerade dina följare är. Antalet interaktioner är viktigt för att öka spridningen av dina inlägg. Faktum är att en bra/dålig spridning av ett inlägg påverkar även följande inläggs möjlighet att få en bra spridning. Uppmana gärna era följare att gilla, dela och skriva kommentarer. Använd frågor och uppmaningar för att öka interaktionen.

Tidpunkt för publicering

Sociala medier har väldigt bra statistik om sina besökare och när de är aktiva . Om du kan pricka in bästa tiden som dina följare är online kan du också attrahera nya följare genom att studera statistiken och göra inläggen då. Du kan även titta på andra populära sidor som är i samma nisch som du är – när gör de inlägg och vilken typ av inlägg får de effekt på? Att göra inlägg när större delen av dina följare är online gör att sannolikheten ökar att de ser just ditt inlägg.

Om innehållet leder till en åtgärd av något slag ska det diarieföras. Det kan vara exempelvis:

• Innehåll som raderas.
• Innehåll som leder till en åtgärd för kommunen eller som du bedömer kan bli ett ärende.
• Innehåll som kan ha relevans för ett ärende som tidigare har diarieförts.

Innan olämpligt material raderas ska det sparas ner, förslagsvis i form av ett skärmklipp/skärmdump, och skickas till din förvaltnings registrator för diarieföring.

Skicka även med nedanstående information i mejlet:

• Rubrik/vad ärendet handlar om:
• Datum då handlingen kom in eller upprättades:
• Avsändare:
• Mottagare:
• Att ärendet inkom via:

Material som publiceras ska hanteras enligt respektive förvaltnings dokumenthanteringsplan och gallringsbeslut.

Anställda som använder sociala medier privat får skriva om kommunens verksamhet. Anställda har en grundlagsskyddad rättighet att kommunicera sin uppfattning om Motala kommuns verksamhet till allmänheten.

När du använder sociala medier med ett privat konto och kommenterar kommunens verksamhet, bör du tänka på att det kan vara svårt för den som läser att skilja på när du som anställd uttalar dig som privatperson eller anställd i Motala kommun. Det är tydligare om vi kan svara med ett officiellt konto som är knutet till Motala kommun. Om du är osäker på om du bör svara eller inte, kontakta kommunikationsenheten.

Om det skulle finnas problem med att medarbetare använder sociala medier på ett olagligt eller olämpligt sätt är det chefen som ska hantera det.

När vi annonserar i sociala medier kan vi med fördel utgå från den annonsmall som alltid används till rekryteringsannonser. Kontakta kommunikationsenheten, kommunikation@motala.se, om du vill ha hjälp att skapa din egen annonsmall. Mer information om annonsering finns här.