EDP Vision
EDP-Vision
EDP är ett ärendehanteringssystem som används av samhällsbyggnadsförvaltningen. Det är viktigt att vi hanterar allmänna handlingar på rätt sätt. Läs mer nedan om varför vi diarieför och hur ärendeprocessen ser ut och lär dig mer om Vision.
Kontakta stöd och administration på: soa@motala.se
Ärendeprocessen
Varför ska vi diarieföra i Vision – Det finns flera syften:
- Möjlighet till insyn – offentlighetsprincipen
- Ordning och reda – veta var handlingarna finns
- Uppföljning och återsökning – ta ut statistik
- Underlätta handläggningen – färdiga mallar,
- Underlättar arkivering – finns koppling från systemet till ett e-arkiv
- Digitalisering – verksamhetsutveckla med teknik
- Kunskapsutbyte – när fler använder sig av samma system
Introduktion i Vision För nya användare i Vision
1Ärende
Ärende är ett sätt att samla handlingar som hör ihop.
Nedan är exempel på hur ett ärende startas:
- Med en inkommande handling ex: en ansökan
- Uppstart av ett projekt som startar upp ex: projektplan
- Ett samlingsärende för året ex: återkommande rapporter under året
- En utgående handling ex: ansökan om bidrag
För att skapa ett ärende se instruktionsfilmen. Starta ärende i Vision
Nya ärenden som skapas av SOA fylls inte handläggare i. Då kan det vara bra att chef, samordnare eller några andra har en Widget för dessa ärenden. Se filmen Nytt ärende i Vision utan handläggare
Se filmen Mina pågående ärenden för att ha koll på dina egna pågående ärenden.
2Händelse
Skapa en händelse
En händelse skapas på ett befintligt ärende. På händelsen läggs handlingen. Status: En händelse kan vara en allmän handling, notering eller något under bearbetning. Se filmen om hur man skapar en händelse i Vision – skapa händelse i vision
Skapa dokument från filmall. I Vision finns inlagda mallar som du kan använda för att skapa handlingar. Man kan med hjälp av SOA lägga in mallar i systemet. För att skapa dokument från inlagda mallar, se filmen: skapa dokument från filmall i Vision. Finns med att läsa mer om mallar under ”funktionssidan”
Lägg upp en widget om inkommande handlingar som du inte ännu läst. Se filmen för att veta hur du lägger till denna widget.
Widget inkommande ej lästa
Filer
För att öppna en fil måste du hålla in Ctrl om du inte har comprima installerat och vill se den där. Finns mer att läsa filhantering på ”funktionssidan”
Allmänna handlingar
Hur vet jag om det är en allmän handling och om jag ska diarieföra den? Läs mer om allmänna handlingar.
Man får aldrig kasta/radera allmänna handlingar om det inte finns gallringsbeslut på det i Förvaltningens dokumenthanteringsplan.
UB
Under bearbetning är bara arbetsmaterial. Ha koll på dina ofärdiga händelser :
Notering
Notering får inte tillföra något viktigt för ärendet. Noteringar akternas (raderas) vid arkivering.
3Handläggning
Förutom ärende och händelse så finns flikar och objekt som ska underlätta handläggning på den enhet man arbetar på. Exempelvis finns olika tillsynsregister för bl.a. Livsmedel, enskilda avlopp, tomtkön med mera.
Finns även specialflikar för byggärende, planärende med flera.
Systemet har olika funktioner som underlättar handläggning av ärenden och annat. För att veta mer om olika delar hänvisas du till ”funktionssidan” där olika delar i systemet presenteras.
Huvudansvarige handläggaren ser till att ärendet håller rätt kvalitet, att alla allmänna handlingar är dokumenterade, lagrade och kommunicerade på rätt sätt och att underlagen är klara i tid.
4Beslut
Delegationsbeslut
En enskild tjänsteman kan fatta beslut i ett ärende om man har delegation att göra det. Detta framgår av den delegationsordning som nämnden fattat beslut om samt förvaltningschef valt att vidaredelegation. Om man fattar ett beslut på delegation ska detta återrapporteras till förvaltningschef.
Förvaltningschefens vidaredelegation från samhällsbyggnadsnämnden
Nämndbeslut
Om man inte har delegation att fatta beslut ska man handlägga ärendet enligt fastställd rutin och föreslå nämnden ett beslut.
Samhällsbyggnadsnämndens delegationsordning
Vissa ärendetyper gör att fliken för beslut blir aktiv.
5Debitering
Faktureringen sker i olika steg, först skapas en debiteringspost som sedan ska godkännas och skickas sedan av SOA.
Du måste fylla i din avdelning samt enhet för att den ska komma med i rätt widgetar. Samt tjänst, antal och pris är obligatoriska uppgifter.
Se film om hur du skapa en debiteringspost i Vision
Det är viktigt att allt är korrekt ifyllt på fakturamottagare. Se film om hur Skapa en fakturamottagare i Vision
För dig som ska godkänna en debiteringspost. Den som är utsedd att godkänna en debiteringspost ska först gå igenom debiteringsposten så att allt ser korrekt ut, eventuellt korrigera eventuella fel innan man godkänner. Här finns en kort film om hur man godkänner en debiteringspost. Godkänna debiteringspost Vision
För att veta att man har debiteringsposter att godkänna kan man spara ett filter och lägga som en widget på startsidan. Finns en film hur du gör: widget för godkänna debiteringspost i Vision. Behöver du hjälp med detta kontakta soa@motala.se
6Arkivering
Avsluta
Handläggaren ansvarar för att handlingar som tillhör ärenden finns vid avslut och att alla händelser har rätt status. Handläggaren avgör när ett ärende ska avslutas och meddelar det genom att ändra statusen på ärendet till ” ska avslutas”
Vid avslut aktrensas ärendet av SOA. Så händelser under bearbetning, uppgifter och ej aktuella filer försvinner.
Se filmen att avsluta ett ärende i EDP Vision
Arkivera
Vision har koppling till ett e-arkiv målet är att alla ärenden i Vision så småningom kommer att hamna i e-arkivet.
För hantering av förvaltningen alla handlingar se Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsnämnden