Gemensam ledningsförvaltning (GLF)

• Leda: Vi ansvarar för mål, riktning och utveckling för både samhället och organisationen genom att ta fram kommunövergripande planer och styrdokument, samt skapa rätt förutsättningar för att övriga förvaltningar ska kunna genomföra sina uppdrag. Vi ansvarar också för att följa upp och säkerställa att verksamheterna och beslutsfattandet följer uppsatta planer och anvisningar.
• Stödja: Vi använder ett konsultativt och kundfokuserat arbetssätt där stödet anpassas efter behov och situation. Vi tar inte över verksamheternas ansvar utan har som huvudsaklig uppgift att bidra till effektivare processer och ökad måluppfyllelse.
• Samordna: Vi driver och utvecklar gemensamma processer och arbetssätt, samordnar nämndernas/verksamheternas delar till en helhet och skapar effektiva forum för samarbete. Vi arbetar gemensamt och uppfattas som en aktör.

För att öka vår tillgänglighet och servicenivå jobbar alla anställda på gemensam ledningsförvaltning enligt nedanstående spelregler.

Tillgänglighet

• Jag svarar på e-post till enhetens funktionsbrevlåda inom 24 timmar.
• Jag ringer tillbaka om jag har missade samtal.
• Jag lägger in hänvisning på min telefon när jag inte kan ta emot samtal.
• Jag lägger in autosvar på min e-post vid längre frånvaro än 24 timmar.
• Det är alltid någon tillgänglig under kontorstid kl 8-17 på min enhet.

Kommunikation

• Jag använder en positiv ton mot andra.
• Jag riktar e-postmeddelanden till rätt mottagare.
• Jag använder e-post för kortare meddelanden – behöver en fråga diskuteras, eller om
  en e-postkonversation eskalerar, använder jag mig av samtal eller möte.

Möten

• Jag bokar alltid möten med mellanrum tex 25 min, 50 min 90 min som fasta tider.
• Jag svarar på kalenderinbjudningar i Outlook.
• Jag bifogar alltid en tydlig agenda och syfte med en mötesbokning.
• Jag som mötesorganisatör avgör om mötet ska vara fysiskt eller digitalt. Deltagarna förhåller sig till detta och måste meddela önskemål om digital närvaro.
• Jag bokar bara stora mötesrum (Eken, KS-salen, Mellanrummet, Vätten) för större sällskap. Mindre sällskap bokar mindre rum.
• Jag avbokar mötesrummet om ett möte ställs in.

Säkerhet och trygghet ger stöd och utbildning till chefer och medarbetare i säkerhets- och trygghetsfrågor. Det kan t ex handla om övningar i krishantering, risk- och sårbarhetsanalyser, kontinuitetshantering, förebyggande åtgärder mot skadegörelse och inbrott, hantering av hot och våld och utbildningar i informationssäkerhet och dataskydd.

Vi ansvarar också för kommunens centrala krisledning samt försäkringar, civilt försvar och brottsförebyggande arbete.

Kontakt

sakerhet@motala.se

Verksamhetsområdet har till uppdrag att leda, utveckla och samordna kommunens strategiska samhällsplanering, det vill säga få ihop vision med agerande. Vi arbetar tillsammans med övriga förvaltningar för att nå det gemensamma målet om fler företagsetableringar och befolkningstillväxt.

Mark- och exploatering, som är en enhet inom verksamhetsområdet, företräder kommunen som markägare och deltar i arbete med nya detaljplaner.

Kontakt

Mark- och exploatering: markexploatering@motala.se

Strategi och utveckling: strategiochutveckling@motala.se

Verksamhetsområdet ansvarar för kommunens utvecklingsmodeller och stöttar förvaltningarna i sin verksamhetsutveckling. Utvecklingen av kommunens fiberoptiska nät, kommunens IT-drift, upphandlingsfrågor och överförmyndarkansli ingår i uppdraget. Även administrativa stödfunktioner som kansli, arkiv och kommunhusets vaktmästeri hör till verksamhetsområdet.

Administration

Administrativa enheten ansvarar för att sköta administration kring kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, valnämnden, krisledningsnämnden och kommunala bolag. Vi ansvarar även för posthantering internt och externt, juridiskt stöd, utveckling av ärendehantering och administrativa rutiner, allmänna val och kommunen arkiv.

Kontakt

Vaktmästeri kommunhuset: vaktmasteriet@motala.se

Centralarkivet: centralarkivet@motala.se

Överförmyndarkansli

Överförmyndarkansliet arbetar med tillsyn och handläggning av ärenden gällande gode män, förvaltare och förmyndare i Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner. Överförmyndarkansliet ansvarar också för administrationen av den kommungemensamma överförmyndarnämnden.

Kontakt

overformyndarnamnden@motala.se

IT

IT-enheten ansvarar för drift, service och utveckling av kommunens tekniska plattform och IT-infrastruktur samt den tekniska IT-säkerheten. IT-enheten hanterar också kontobeställningar, databehörigheter, mobil arbetsplats, fast och mobil telefoni, livscykelhantering av datorer samt inköp av IT-utrustning och telefoner.

Kontakt

Gör felanmälan och beställningar via Serviceportalen

Servicedesk: 0141-22 50 47

Upphandling

Upphandlingsenheten ansvarar för kommunens upphandlings- och inköpsprocesser. Vi bidrar med upphandlingsteknisk kompetens i kommunens upphandlingar och ger information till kommunernas personal, förtroendevalda, kommuninvånare och leverantörer om de regler som gäller för kommunernas inköp.

Kommunerna Boxholm, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshög samverkar kring inköp och upphandling under namnet Inköpssamverkan och Motala kommun ger stöd även till de övriga kommunerna i dessa frågor.

Kontakt

Inköpssamverkan: iks@motala.se

Verksamhetsområdet ansvarar för mål, riktning och utveckling inom det personalpolitiska området. Vi är främst ett internt stöd för kommunens chefer men finns även för våra medarbetare, fackliga samverkansorganisationer och förtroendevalda. Enheten stöttar bland annat i chefsrekryteringar, arbetsrättsliga processer, förhandlingar, omställningar och löneöversyn. Även samordning av chefs- och ledarskapsutveckling, rehabilitering, systematiskt arbetsmiljöarbete samt friskvård och hälsa ingår i uppdraget.

Kontakt

hr@motala.se

Lön

Löneenheten hanterar löneutbetalningar till kommunens medarbetare. Enheten stöttar även gällande organisationsförändringar och förändringar i anställning, frånvaro och semester, statistik och tidrapportering. Du kan även kontakta oss för frågor om löneutbetalning, pension och kollektivavtalad försäkring, personalarkivet och personalsystemet Personec.

Kontakt

Telefonsupport vardagar 9.30-12.00: 0141-22 33 43

E-postsupport: lon@motala.se

Planering och uppföljning ger stöd till chefer i planerings- och uppföljningsprocessen. Vi ger också stöd i budgetarbetet, resursfördelning, verksamhetsplan och internkontrollplan. Vi hanterar även frågor kring kontering och kodplan.

Vi jobbar i team mot de olika förvaltningarna med en kundansvarig och controllers. Finans- och investeringsteamet ger stöd i framförallt investeringsprocessen.

Kontakt

Kontaktbrevlåda för Hypergene: hypergene@motala.se

Redovisning

Redovisningsenheten ansvarar för kommunens affärssystem där ekonomiska transaktioner inklusive leverantörsfakturor, kundfakturor och integrationer från olika verksamhetssystem hanteras. Redovisningsenheten ger framförallt stöd till assistenter i organisationen som hanterar fakturor samt till kontaktpersoner för verksamhetssystemen.

Kontakt

ekonomi@motala.se

kundreskontra@motala.se

Kommunikationsenheten stöttar och utbildar chefer och medarbetare i kommunikationsfrågor. Det kan till exempel vara att planera och följa upp olika kommunikationsinsatser eller hjälpa till att kommunicera vid en kris. Vi samordnar och utvecklar kommungemensamma kommunikationskanaler som externwebb, intranät och sociala medier samt tar fram presentationsmaterial och mallar utifrån kommunens grafiska profil.

Kontakt

kommunikation@motala.se

Servicecenter

Servicecenter är en samlad väg in för kommunens medborgare och företag. Här kan kommunens externa kunder få information och vägledning i kommunala frågor och hjälp med kommunens e-tjänster. Servicecenter tar också emot besökare till kommunhuset.

Kontakt

servicecenter@motala.se (för frågor internt)