Tillgängliga dokument

Du som skapar ett dokument som ska publiceras på webben ansvarar för att det är tillgänglighetsanpassat så långt det är möjligt att göra det i Microsoft Word. När dokumentet skickas till kommunikationsenheten för publicering kommer en tillgänglighetsgranskning att göras. Om det finns problem som du själv kan åtgärda får du tillbaka dokumentet och ska då följa instruktionerna på den här webbsidan. Försök så långt det är möjligt att lösa problemen själv med själv av instruktionerna, men om du stöter på problem som du inte förstår kan du kontakta kommunikationsenheten.

Vissa inställningar som behövs för att få dokumentet fullt tillgängligt kräver tillgång till Adobe Acrobat Pro, en licensversion av PDF-verktyget. De flesta användare har bara gratisvarianten Adobe Reader, och i det programmet kan du bara läsa PDF-dokument, inte redigera dem. Om du jobbar mycket med dokument bör du undersöka möjligheten att få tillgång till Adobe Acrobat Pro. I annat fall hjälper kommunikationsenheten till med att göra de inställningar som krävs.

Många gånger publicerar vi dokument av ren slentrian, för att ”vi alltid har gjort så” eller för att man inte känner till att dokument skapar problem för vissa användare. Kanske din information inte ens behöver vara ett dokument?

När är dokument ok?

Dokument är berättigat i dessa fall:

• Blanketter (men ännu hellre – ersätt med en e-tjänst)
• Styrdokument som på grund av formalia behöver se ut på ett visst sätt
• Långa dokument, som rapporter eller utredningar

Detta passar bättre som webbinnehåll

Vanligt innehåll som vi har i dag, som borde vara webbinnehåll för att vara användarvänligt:

• Layoutat material, som trycksaker som sparats digitalt
• Instruktioner, manualer och lathundar
• Anvisningar, riktlinjer och rutiner som beskriver vad som gäller
• Informationsblad

Om vi gör om ovanstående dokument till webbinnehåll så är det win-win – lättare för användaren att ta del av informationen och du som ansvarig för dokumentet slipper att bekymra dig om tillgängligheten.

Det kan vara så att det finns ett styrdokument i botten som är formellt beslutat, men det är skillnad mellan vad som är beslutsunderlag och vad vi väljer att publicera. Oftast behöver man förenkla texterna för att mottagarna av informationen ska förstå.

Du kan höra av dig till kommunikationsenheten om du misstänker att ditt dokument istället bör vara webbinnehåll.

Text i inskannade dokument uppfattas av uppläsande hjälpmedel inte som text utan som bild. De är därför inte automatiskt läsbara. Man kan göra dem tillgängliga genom att använda verktyg som identifierar text, men de måste även manuellt bearbetas för att hjälpmedlen ska förstå vad som exempelvis är rubriker, listor, bilder, brödtext med mera.

En huvudregel är därför att inte publicera dokument som är inskannade, utan att skapa PDF-filen direkt från originalet. Om du har fått ett dokument per post som ska publiceras, fråga avsändaren om det inte är möjligt att även få en digital kopia som du kan omvandla till en tillgänglig PDF.

Om du utgår från de nya mallar som gemensam ledningsförvaltning har tagit fram och använder formatmallarna så får du automatiskt rätt rubriknivåer.

Börja från rubriknivå 1 och hoppa inte över nivåer.

Varför är det här viktigt?

Uppläsande hjälpmedel för blinda och synskadade bygger på navigation med hjälp av rubriknivåer. Det är alltså viktigt att rubrikerna är hierarkiskt rätt ordnade i förhållande till varandra. Även användare som inte använder uppläsande hjälpmedel har nytta av att kunna navigera i dokumentet med hjälp av taggar, där man kan klicka på en rubrik för att komma till det stycket.

Innehållsförteckningen, som du bör ha i längre dokument, bygger också på att rubriknivåerna är rätt inställda.

Ge bilder alternativtexter. Högerklicka på en bild och välj Formatera bild. I vyn som du får upp då ska du välja Layout och egenskaper. Fyll i rutan Beskrivning under Alternativ text. Alternativtexten ska vara en kortfattad beskrivning av vad man ser på bilden. Tänk att en person som inte ser ska kunna förstå bildens innehåll med hjälp av beskrivningen.

Instruktionsfilm

Filmen visar hur du fyller i alternativ text på bilder i Word.

Varför är det här viktigt?

Synskadade med uppläsande hjälpmedel ser inte själva bilden, utan får bara veta att det finns en bild. För att de ska förstå varför bilden är där krävs en beskrivning av vad bilden visar.

Använd listverktyget för listor. Det smidigaste sättet att göra det på är att använda ett av listformaten bland formatmallarna. Tänk på att inte alla listor har punkter eller numrering. Om innehållet är en listning av objekt ska listverktyget användas. En listning av källhänvisningar i slutet av ett dokument är ett tydligt exempel.

Att enbart sätta exempelvis ett bindestreck (-) eller en stjärna (*) framför listans ord innebär inte att du har gjort en lista.

Varför är det här viktigt?

Personer som har kognitiva svårigheter eller läs- och skrivsvårigheter har lättare att ta till sig text som är tydligt uppdelad och strukturerad. Ord som radas efter varandra i löpande text flyter lätt ihop.

Det är viktigt att använda just listverktyget för att listan ska ”se ut” som en lista i PDF-filen för den som inte kan se själva punkterna.

Alla länkar i dokumentet ska vara klickbara. E-postlänkar och url:er, alltså hela webbadresser, blir automatiskt länkar från Word så länge du gör ett mellanslag eller retur efter adressen. Du ser att det är en länk genom att texten blir blå och understruken.

Men om du har annat innehåll som ska vara länkat måste du markera länktexten, högerklicka och välja Hyperlänk. Skriv in vart länken ska leda under adress och klicka på ok.

Varför är det här viktigt?

Det är betydligt lättare för användaren att klicka på en länk än att markera texten som utgör webbadressen, kopiera den, öppna en webbläsare och klistra i texten för att kunna besöka webbsidan. Framför allt är det ett problem för mobilanvändare och användare som har motoriska svårigheter.

Om dokumentet är lite längre är en innehållsförteckning bra. Se till att alla rubriker använder rätt formatmallar eftersom det är dem som används i innehållsförteckningen.

1. Gå till fliken Referenser.
2. Klicka på Innehållsförteckning
3. Välj en automatisk eller anpassad innehållsförteckning.
4. Om du lägger till eller tar bort innehåll efter att du skapat innehållsförteckningen måste du uppdatera den. Klicka på innehållsförteckningen och välj ”Uppdatera tabell”.

Varför är det här viktigt?

I långa dokument är det svårt att navigera enbart genom att skrolla. Innehållsförteckningen underlättar för den som vill läsa ett visst avsnitt att hitta rätt snabbt.

Du ska ange titel och författare på dokumentet.

1. Gå till fliken ”Arkiv” i Word.
2. Ute till höger finns fält för titel och författare.
3. Titeln ska på ett tydligt och kortfattat sätt beskriva vad dokumentet handlar om. Ofta är den lik dokumentets huvudrubrik.
4. Organisationens namn ska normalt stå som författare, det vill säga Motala kommun.

Varför är det här viktigt?

Titeln är det som visas på flikens namn i webbläsaren när du öppnar dokumentet. Om man inte ställer in en titel står istället filnamnet, vilket ibland kan vara svårt att förstå. Ännu sämre användarvänlighet blir det om du använt en gammal mall, som redan har en titel som signalerar något helt annat än det dokumentet handlar om.

Titeln kan också dyka upp i andra sammanhang, till exempel om du klistrar in en länk till dokumentet i ett mejl. Det kan bli väldigt missvisande om det då står en helt annan titel än det dokument som du vill hänvisa till.

1. Gå till fliken ”Arkiv”.
2. Klicka på Spara som och välj var filen ska sparas, exempelvis med Bläddra.
3. Välj att spara filen som PDF (.pdf) i listan över olika filtyper.
4. Klicka på ”Alternativ”
5. Se till att rutorna Skapa bokmärken, Dokumentegenskaper och Visa taggar för dokumentstruktur är ikryssade.
6. I den här vyn kan du också kontrollera att du har fyllt i rätt författare (Motala kommun) och titel.
7. Ge filen ett bra filnamn. För att användare som laddar ner dokumentet lätt ska kunna hitta det i sin dator är det viktigt att namnet motsvarar vad de förväntar sig. Filnamnet ska därför vara tydligt och lätt att förstå. Ofta är det väldigt likt dokumentets titel. Använd inte å, ä eller ö eftersom dessa tecken i vissa lägen inte kan läsas och istället skapar obegripliga teckenkombinationer. Separera orden med bindestreck, undvik understreck. Ett exempel på ett bra filnamn är alltså: riktlinjer-for-foreningsbidrag.pdf

Varför är det här viktigt?

Genom att skapa bokmärken gör du det lättare för den som ska läsa dokumentet att navigera i det. Man kan klicka sig fram till rätt rubrik.

Om man laddar ner dokumentet krävs ett tydligt filnamn för att man ska kunna hitta det på datorn eller i telefonen i efterhand.

Ett filnamn som innehåller å, ä eller ö kan i vissa sammanhang omvandlas till något obegripligt. När man exempelvis kopierar in länken till ett dokument i webbläsaren till ett e-postmeddelande så ersätts de svenska tecknen med komplicerade teckenkombinationer. Det är då svårt att utläsa vad det är för dokument.

Taggar krävs för att skärmläsare ska kunna läsa upp dokumentet korrekt. För den som inte visuellt kan avgöra vad som är rubrik, brödtext, tabell, lista etcetera krävs att taggarna är korrekta.

Om du ska ha avstånd mellan stycken, använd inställningarna för radavstånd under fliken ”Layout”. Gör inte extra radbrytningar bara för att få mer avstånd. Tomma radbrytningar skapar tomma taggar i PDF-filen, vilket ställer till det för personer med skärmläsare.

Hjälpmedel läser inte upp det som ligger i sidhuvud och sidfot. Ha inte viktig information som kontaktuppgifter enbart i sidfot till exempel.

Lätt att förstå

Ett tillgängligt dokument handlar om mer än att man använt rätt verktyg och gett bilder alt-texter. Är innehållet begripligt? Är språket enkelt, tydligt och direkt? Används bilder och illustrationer för att göra innehållet lättare att förstå? Skriv så att även de som har svårt för text ska kunna förstå.