Besök i kommunhuset

Registrera externa besök

Externa besökare ska registrera sig i samband med besök i kommunhuset och bära en besöksbricka synligt under hela besöket. Besökarna registreras i besökssystemet Cavvisit.

Du som ska ta emot besöket kan enkelt förboka det i Outlook. På din kalenderbokning lägger du förutom deltagarna och eventuellt mötesrum till e-postadressen besok.kommunhuset@motala.se. Besökssystemet fångar då automatiskt upp besöket och registrerar de deltagare som inte har sin arbetsplats i kommunhuset samt skickar ut ett välkomstmejl dagen innan mötet.

Välkomstmejlet innehåller information om vem besökaren ska träffa, var de ska träffas och hur man kommer till platsen. Bifogat finns också en QR-kod som ska skannas i besökskiosken i Servicecenter, där besöksbricka skrivs ut.

I välkomstmeddelandet uppmanas också besökaren att fylla i uppgifter genom att följa en länk:

• namn
• företag eller organisation
• mobilnummer.

Besökaren ska även godkänna villkor för lagring av personuppgifter.

Strax innan besöket börjar får besökaren ett påminnelsemejl med den tillhörande QR-koden.

Besökare som inte är förbokade på detta sätt kan checka in sig själva i besökskiosken. När besökaren checkar in aviseras du som tar emot besöket med ett SMS och ett e-postmeddelande.

Besökaren checkar ut genom att skanna besöksbrickans QR-kod vid besökskiosken. Vid eventuell utebliven utcheckning raderas besökaren klockan 00.00 samma natt.

Säkerhet i kommunhuset

Du som jobbar i kommunhuset ska tänka på att personalingångarna bara är till för personal. Släpp aldrig in okända personer när du själv går in genom entrén eller personalingångarna. Fråga istället vem de är och vem de söker, hänvisa till Servicecenter. Rutinen gäller även om personen ber om hjälp, frågar efter någon i huset eller har mycket att bära på och ber dig hålla upp dörren.