Registrera tid och insatser i Viva omsorg, för hemtjänstpersonal

I lokalen vid arbetspassets start

1. Hämta telefonen från batteriladdaren.
2. Kolla batterinivån. Om batterinivån är för låg, ta en annan telefon.
3. Logga in i appen Viva Omsorg med ditt användarnamn och lösenord.
4. Du har nu tillgång till dina planerade besök som skickats över från Kompanion.
5. Om passen inte kommer från Kompanion så görs en manuell planering till dagens besök.

Hemma hos brukaren

1. Klicka in på det aktuella besöket och starta tiden. Du ser nu vilka insatser som är planerade i besöket. Alla planerade insatser som utförs ska bockas i så de får en grön markering.
2. Ta del av genomförandeplanen så att insatserna utförs på ett sätt som brukaren vill.
3. Vid besökets slut stoppa tiden och välj åtagande om det finns flera. Dagpersonal väljer alltid SoL-Hemtjänst och nattpersonal väljer alltid Natt-hemtjänst. Finns enbart ett åtagande behöver du inte välja.

För registrering av administrativa insatser, läs mer nedan under rubriken Administration.

I lokalen vid arbetspassets slut

1. Titta igenom så att alla planerade besök är utförda och har start- och stopptid.
2. Logga ut ur appen Viva Omsorg.
3. Svep bort appen så att den vid nästa tillfälle startas upp på korrekt sätt.
4. Sätt telefonen i laddningsstationen och sätt i laddaren.

Studerande, praktikanter och vid introduktion

Tid som utförs av studerande, praktikanter eller personal under introduktion ska inte registreras i Viva Omsorg. Handledaren ska ge sin elev utrymme att utföra insatserna med stöd och vägledning, och inte dela på insatserna, tillåta besöket att ta den tid som det tar i vanliga fall. Studerande och praktikanter ska inte utföra uppgifter själva (det vill säga gå själva på ärenden). Handledaren har ansvaret för besöket och bockar av insatserna.

Dokumentation

Viva Omsorg är ett system för registrering av utförda insatser och tidsregistrering, men du kan också skriva journal direkt i telefonen. Alla insatser är kopplade mot ett sökord utifrån ICF.

Du har även möjlighet att själv lägga till sökord från sökordsträdet om annan händelse av vikt ska dokumenteras. Du kan välja mellan att skriva in din journalanteckning eller klicka på mikrofonen och tala in journalanteckningen. Tänk då på att korrekturläsa innan du sparar och signerar anteckningen. Tänk även på var du befinner dig så att inte någon obehörig kan höra dig! När journalanteckning skrivs kopplat mot insats så sköter systemet själv vilket lagrum och åtagande journalanteckningen ska till.

Vid manuellt val av sökord måste användaren själv peka ut vilket åtagande som journalanteckningen ska till i fall där brukaren har flera åtagande. Välj HSL-åtagande till HSL-journal och SoL-åtagande till SoL-journal.

Hemtjänsten har två huvudsakliga inriktningar, service och personlig omvårdnad.

I service ingår:

• städservice
• tvättservice
• inköpsservice
• inköpsförberedelser
• uthämtning av medicin och apoteksvaror
• matdistribution
• hemsysslor om dessa enbart ska utföras på vardagar.

I det planerade besöket finns alla planerade insatser som ska utföras under besöket. Alla utförda insatser ska bockas av. Om någon insats inte blir utförd ska denna markeras som Ej utförd med orsak och eventuell anteckning.

Städ

Städservice utförs i regel av en person. Finns särskilda skäl till att två personal städar, ska beslut tas av respektive chef. Vid dessa fall signerar båda insatsen. Källsortering ingår i städ.

I fall där makar har städinsats beviljad på båda i makeparet, registreras halva tiden på den ena och halva tiden på den andra. Se även under rubriken ”Sammanboende”.

Tvätt

Tvätt i gemensam tvättstuga

Arbetspasset är planerat på fiktiv brukare som heter ”Tvätt i tvättstuga” i Kompanion och kommer in som ett besök i Viva Omsorg. Starta tiden när passet börjar och stoppa tiden när passet är slut.

En maskin tvätt motsvarar 30 minuter och då ingår hämtning, sortering, tvättning, eventuell efterbehandling och återlämning. Den som lämnar tillbaka tvätten bockar av insatsen och anger 30 minuter per maskin som tvättats.

Tvätt i hemmet

Insatsen tvättservice ska då vara med i besöket och bockas av tillsammans med övriga utförda insatser. I rutan för tid anger du 1.

Inköpsservice till exempel ärenden eller inköp i mataffär

Insatsen inköp av dagligvaror via hemtjänsten används enbart när det är den egna personalen som utför inköpet. Personal signerar att insatsen Inköp är utförd i samband med att varorna levereras hem till brukaren. Tiden debiteras enligt schablon om 15 minuter och ligger utanför eventuell besökstid. Denna insats får inte användas då personal går med brukaren på ledsagning för inköp.

Inköpsförberedelse/inplockning av varor

Kan vara exempelvis hjälp med att skriva inköpslista eller inplockning av varor i skåp, kyl och frys. Signeras på Inköpsförberedelse. Start och Slut används vid dessa besök. Denna insats används även när brukaren har inköp via Samhall men hjälp innan och efter från hemtjänsten.

Apoteksärende

I fall där apoteksärende görs till flera kunder vid samma tillfälle så är planeringen på fiktiv brukare. Den personal som har med apoteksvaror och lämnar bockar av insatsen i det planerade besöket, registrera 10 minuter. Dessa läggs då till utanför besökstiden.

För ApoDos, se HSL-insatser.

Matdistribution

Utförs av Samhall, hemtjänsten använder aldrig insatsen i sin rapportering.

Hemsysslor

Insatsen hemsysslor planeras i Kompanion och kommer med i ett besök. Insatsen bockas av i Viva omsorg när den utförs.

I personlig omvårdnad ingår bland annat

• hjälp vid måltid
• tillsyn
• tillsyn natt
• egenvård
• personlig hygien
• bad/dusch
• på- och avklädning.

OBS! Omsorgsstäd och omsorgstvätt ingår i personlig omvårdnad.

Insatserna planeras i Kompanion och finns i besöken i Viva Omsorg. Vid besöket bockar du av alla planerade insatser som utförts. Komplettera med journalanteckning vid behov.

Avlösning

Avlösning avser att ge anhörig/närstående med huvudansvar för omsorg om person tillfällen till egen tid för personliga behov. Vid en avlösning kan inga andra insatser registreras, allt som görs faller in i avlösningen.

1. Gå in i det planerade besöket och starta tiden.
2. Bocka i insatsen Avlösning.
3. Tillför journalanteckning vid behov.
4. Stoppa tiden när avlösningen är utförd.

Enheten måste själva rapportera tid som överstiger 10 timmar per månad till avgiftshandläggaren för att avgift ska falla ut på rätt sätt.

Om ett annat insatsbesök görs i anslutning till ett avlösningstillfälle måste personalen först avsluta avlösningen och sedan gå in på nästa besök hos brukaren och göra som vanligt vid besök med hemtjänstinsatser.

Ledsagning

1. Gå in i det planerade besöket och starta tiden, låt tiden gå under utförandet.
2. Klicka i insatsen Ledsagning.
3. Tillför anteckning vid behov.
4. Stoppa tiden när ledsagning är utförd.

Tillsyn

1. Gå in i det planerade besöket och starta tiden.
2. Klicka i insatsen och tillför journalanteckning vid behov.

Tillsyn utförs ej i kombination med andra insatser!

Egenvård

Detta är ett biståndsbeslut enligt SoL under förutsättning att det finns en egenvårdsplan. Det ska beskrivas i genomförandeplanen. Gå som vanligt in i besöket och bocka i insatsen egenvård, det kan avse både läkemedel eller stödstrumpor. Egenvård är alltid en SoL-insats, inte HSL.

Omsorgstvätt och omsorgsstäd

När insatserna är planerade i besöket, bocka av insatsen. Om insatserna måste utföras under ett planerat besök så bocka av insatsen under beviljade insatser istället för i planerade.

Trygghetslarm

Vid trygghetslarm då larmet används som akutlarm:

1. Hämta upp brukaren under ”Alla Brukare”.
2. Lägg ut till dagens besök.
3. Gå till dagens besök.
4. Klicka in och starta tiden.
5. Bocka av insatsen Trygghetslarm.
6. Klicka upp journalrutan och skriv in en anteckning om vad larmet avsåg. Det är viktigt att alltid skriva in i journalen vad larmet avsåg.

Exempel 1: Kalle larmar och det visar sig att han har ramlat och behöver hjälp. Efter att du hämtat Kalle till dagens besök klickar du in dig på Kalle och starta tiden. Efter att Kalle fått den hjälp han behöver så har du möjlighet att registrera Fallavvikelsen direkt i telefonen på plats. Bocka av insatsen Trygghetslarm och klicka upp journalrutan och skriv en anteckning att Kalle larmat för att han ramlat. När besöket är klart stoppar du tiden. Om du väljer att inte registrera fallavvikelserapporten i telefonen så måste det göras i Viva.

Då larmet används för att brukaren signalerar att en beviljad insats ska utföras till exempel hjälp med toalettbesök, använd det planerade besöket.

Exempel 2: Kalle larmar för att få hjälp att gå på toaletten. Gå då in i Kalles planerade besök för hjälp med toalettbesöket, starta tiden och bocka av insatsen i besöket, stoppa tiden när besöket är klart.

Telefonservice

Telefonservice planeras som ett besök i Kompanion.

1. Gå in i besöket och starta tiden när du ringer brukaren.
2. Efter att samtalet genomförts så stoppar du tiden.
3. Bocka av insatsen i besöket.
4. Tillför anteckning vid behov.

Kan inte kombineras med annan insats.

HSL-insatser sker på uppdrag av hemsjukvården via delegation från sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast. Ska alltid finnas en HSL-insats.

Delegerad HSL-uppgift/läkemedelsöverlämnande

Samtliga HSL-insatser ska vara planerade och finns med i besöket. De bockas av på samma sätt som andra insatser. OBS! När brukaren inte har hemtjänst så måste även insatsen ”hembesök” bockas i så brukaren får rätt debitering. Tillför journalanteckning vid behov, denna anteckning går då till rätt lagrum. Detta fråntar inte att vi signera även i HSL-pärm.

ApoDos eller ApoDos ordinerad används då ApoDos-rulle lämnas i hemtjänstlokalen och lämnas ut av personalen. Tas med vid annat planerat besök, bocka av och lägg in 5 minuter i tidsrutan. Tiden ersätts enheten utanför besökstiden för ihopplock i lokalen.

Palliativ vård och vak

Vak kan aktualiseras av den kommunala hemsjukvården eller LAH (ska alltid vara beställt av enhetschef). Insats vak kommer då att registreras i Viva så att det kan planeras in i Kompanion och skickas till Viva Omsorg som besök. Insatsen bockas av som alla andra insatser.

Vid vak som aktualiserats från hemsjukvården lägger sjuksköterska upp insatsen. Om vak aktualiserats från LAH får enhetschef hjälp av Viva-supporten att lägga insatsen i Viva.

Vid palliativ vård är det sjuksköterska, enhetschef och socialsekreterare på socialkontoret som samråder. Insats palliativ vård inkommer då från socialsekreterare och planeras i Kompanion. Det hanteras som alla andra besök.

Alla övriga insatser som utförs under besöken bockas av som vanligt och ska finnas med i planeringen.

Dubbelbemanning

Om två personal besöker brukaren kommer båda ha varsitt planerat besök att gå in på. Båda startar tid och bockar av insatser. Den som är dubbel klickar upp journalanteckningsrutan där markeringen för dubbelbemanning finns, klicka i den på samtliga insatser som är dubbelbemannade. Den som är enkelbemannad klickar i alla insatser så även debiteringen blir korrekt. Båda stoppar tiden vid respektive slut av besöken. Detta kan skilja då alla insatser inte alltid är bubbelbemannade.

Till dubbelbemanning räknas omvårdnadsinsatser där brukarens behov är av den karaktär att det föreligger en arbetsmiljörisk om endast en person utför insatsen. Detta ska vara dokumenterat i riskbedömningen och ha beslutats av ansvarig chef som en arbetsmiljöåtgärd.

Exempel

Personal X och Personal Y kommer hem till Konrad för att hjälpa honom på morgonen. Båda startar besök när de kommer till Konrad. Personal Y har egenskap dubbelbemannad då han hjälper personal X med att ta upp Konrad ur sängen och sätta honom i rullstolen. Efter avslutad dubbelbemanning bockar Personal Y i insatsen och klickar upp journalrutan, markerar där rutan för Dubbelbemanning och stoppar tiden.

Sammanboende

När två brukare bor i samma bostad finns två besök, ett hos vardera person.

Starta båda besöken samtidigt. När besöket är klart och du ska avsluta så korrigerar du starttiden på den ena och sluttiden på den andra. Tiden ska i dessa fall mötas på mitten.

Exempel: Start 13:10 och Stopp 14:10 Korrigera då stopptiden till 13:39 på den ena och starttiden till 13:40 på den andra. Makeparet får då debitering på halva besöket var.

Besök som avböjs inom 24 timmar

Om ett helt besök avböjs ska det registreras som ett avböjt besök i Viva Omsorg. Klicka på symbolen för Ej utfört, en rund ring med ett X i, finns till vänster om klockan när planeringen kommer från Kompanion.

Varje personal markerar Ej utfört på sina respektive planerade besök. När ni klickar på symbolen kommer tidsangivelse för den planerade start- och sluttiden, samt val för orsak till att besöket ej blir av. Om det finns flera åtagande så välj även åtagande. Det är även i detta fall SoL-Hemtjänst för dagpersonal och Hemtjänst-Natt för nattpatrullen.

I fall där personalen kan bokas om till annat besök ska besöket tas bort från Kompanion. Enbart besök under 24 timmar där personalen ej bokats om ska vara kvar så de kan avböjas i Via Omsorg. Alla besök efter 24 timmar som ej ska utföras tas bort i Kompanion. Dokumentera även detta i verksamhetssystemet Viva.

Avböjda insatser på planerat besök

Om brukaren avböjer en eller flera inplanerade insatser under ett besök (det vill säga besök där olika insatser utförs i vanliga fall, som till exempel dagliga hemsysslor och dusch), ska detta hanteras enligt följande:

1. Klicka upp journalrutan till den/de avböjda insatserna
2. Markera som Ej utförd och ange orsak.
3. Komplettera med anteckning vid behov.

Under Ej beviljade insatser återfinns administrativa registreringar. Klicka på Avböjda insatser i planerat besök, lägg in tiden som blir avböjd. Exempel: Besöket var planerat till 40 minuter och 20 minuter blir avböjda, skriv då in 20 i rutan för tid. OBS! i journalrutan ska det ALDRIG registreras Ej utfört på denna insats.

Extra besök

Ska så långt det är möjligt planeras i Kompanion, dokumentera i verksamhetssystemet Viva. Kontakta alltid socialsekreterare (via Viva meddelande eller via telefon) senast nästkommande vardag.

I fall där planering i Kompanion ej hunnits med:

1. Hämta upp brukaren.
2. Lägg till i Dagens besök.
3. Starta tiden och välj en beviljad insats.
4. Dokumentera vilka insatser som utförts.
5. Stoppa tiden när besöket är klart.

Ta ny kontakt med socialsekreterare efter 10 dagar om behovet kvarstår. Ansökan ska då göras från den första dagen behovet förelåg. Handläggaren kan då besluta om ett retroaktivt beslut från den dagen behovet uppstod och första kontakten togs. Om behovet upphör inom 10 dagar tas planeringen i Kompanion bort och socialsekreterare meddelas i Viva meddelande att behovet av extra insatser upphört.

Extra insatser på utfört besök

Om akut behov uppstår och en eller flera insatser utförts extra på ett ordinarie besök (det vill säga ett besök där vissa insatser utförts ”normalt” medan andra utförts ”extra”):

1. Skriv en journalanteckning på lämpligt sökord om vad som utförts extra. Exempel: brukaren har inte beslut om måltidshjälp men behövde tillfälligt hjälp med det, välj då sökord i ICF-trädet ”Att bereda måltider”
2. Socialsekreterare ska alltid kontaktas om behovet har förändrats.

När det gäller nedanstående insatser kan dessa inte vara i kombination med andra besök/insatser. Dessa administrativa besök/insatser ska registreras som solitära besök.

Larmadministration

I Viva Omsorg finns en insats under Ej beviljade insatser som heter Larmadministration. Den används vid förberedelse och nyinstallation av larm, maximalt en timme. Starta då ett besök, registrera in den tid som det gått åt, exempelvis 50 minuter, avsluta sedan besöket.

Om nyinstallationen utförs i samband med ett planerat besök, stoppa besöket och starta ett nytt manuellt besök. Ange tidsåtgång och stoppa besöket.

Registrering används även när vi utför serviceåtgärder, till exempel byter larmknapp, batterier, med mera, genom att ange start- och stopptid hos brukaren samt komplettera med en anteckning att detta utförts.

Genomförandeplan

I Viva Omsorg finns en insats under Ej beviljade insatser som heter Genomförandeplan. Den används vid förberedelse och upprättande av genomförandeplanen genom att registrera ett manuellt besök i Viva Omsorg. Starta ett besök och ange tidsåtgången i minuter, dock längst 1,5 timma = 90 minuter. Om detta utförs i samband med ett besök/insats hos brukaren, avsluta ordinarie besök och starta upp ett manuellt besök. Starta, skriv in tidsåtgången och stoppa besöket.

Vid uppföljning av genomförandeplanen, registrera enligt följande: Start/Slut hos brukaren, dock längst 45 min. Om detta utförs i samband med ett besök, avsluta då ordinarie besök och starta ett nytt manuellt besök, ange tidsåtgången och stoppa besöket.

Vårdplanering

Vid pågående ärenden där personal kallas till vårdplanering tillsammans med brukaren och socialsekreterare i hemmet eller på sjukhus, ska detta registreras i Viva Omsorg. Under Ej beviljade insatser finns ”Vårdplanering”. Starta ett besök, boka i Vårdplanering och ange aktuell tid i minuter. Stoppa besöket.

Besöket finns inte under planerade besök

Kan bero på att appens information inte synkats till systemet.

Åtgärd:

1. Pröva att logga ut ur Viva Omsorg. Starta om telefonen, logga sedan in i Viva Omsorg igen och kontrollera om passet kommit in.
2. Kolla med planerare om passet finns med i planeringen.
3. Ta kontakt med Viva support
4. Om hjälp inte finns att tillgå, lägg upp besöket manuellt.
5. Kontakta viva@motala.se.

Trasiga/ej fungerande telefoner

Vänd dig i första hand till arbetsplatsens superanvändare som gör en första koll. Denna kontaktar sedan någon i Viva-gruppen på telefon eller viva@motala.se.

Uppdatering av iOS

Sker när Viva-gruppen meddelar att detta ska göras, vilket sker i samråd med Cambio och Atea.

Uppdatering av Viva omsorg

Skjuts ut av IT-enheten i samråd med Viva-gruppen. Information om när det sker görs till superanvändare och chefer.

Skötsel av telefoner

• Ser till att telefonerna startas om regelbundet.
• Ser till att appar sveps bort regelbundet.
• Ser till att telefonerna laddas och alltid är påslagna, detta för att IT-enheten ska kunna administrera från sig.