Bemanningsenheter, beställa vikarier
Vikarier inom bildnings- och socialförvaltningen hanteras inom respektive bemanningsenhet. Kommunen använder systemet Timepool (även kallat Time care pool). Här finns information om att beställa vikarier till verksamheten.
Beställning av vikarier genom Timepool
Systemet Timepool används av alla beställande verksamheter som är i behov av timvikarier. Genom Timepool bemannas enheternas personal ut till alla enheter inom ett geografiskt område. Det är även möjligt att vid enskilda tillfällen bemanna personal från ett område till ett annat. Detta efter kommunikation mellan bemanningsorganisationerna. Systemet hanterar också den tillgängliga arbetstid som poolanställda, timvikarier och timanställda sommarvikarier kan jobba för verksamheterna.
Läs mer nedan om vilka övergripande beställningsorsaker du kan använda i Timepool.
Support Timepool
För enklare support kring Timepool kan du kontakta respektive bemanningsenhet. Har du andra frågor kring systemet kan du kontakta systemförvaltare via timepoolsupport@motala.se.
TimePool används för att få fram viktig statistik för uppföljning. Med anledning av detta är det viktigt att man använder rätt beställningsorsaker samt att man använder personers fullständiga namn. Inga förkortningar eller smeknamn ska användas.
Vid vissa beställningsorsaker ska man även uppge en projektkod eller en aktivitetskod i frånvaranderutan för att man enkelt ska kunna följa upp dessa orsaker i kommunens ekonomisystem samt få rätt ersättning. Det visas nedan vid respektive orsak.
Timecare pass får inte användas på lördagar, söndagar, storhelger och röda dagar. Dessa beställningar ska härledas till en frånvaro för en faktisk person.
Vid beställda pass där man inte kan härleda till vem som äger frånvaron ska arbetsplatsens namn skrivas i beställningsreferensrutan. Detta kan uppstå vid till exempel förstärkning, timecarepass, APT, planeringsdag, utbildning, handledning och extra vak.
Beställningsorsaker
Här nedan beskrivs vilka beställningsorsaker som kan användas.
Arbetsplatsträff
Används när man behöver ersättare för att ordinarie personal har APT. Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.
Annan arbetsuppgift
Används endast om man gör arbetsuppgifter som normalt inte förekommer i den anställningsform den frånvarande har. Här ska en persons namn anges.
Byte av arbetsplats
Denna orsak kan endast användas då man av någon anledning flyttar en personal från en arbetsplats till en annan. Här ska en persons namn anges.
Byte av pass
Används då Bemanningsenheterna/organisationerna tillsammans med verksamheten byter arbetspass på personal för att lösa vikariebehovet. Används enbart vid beställningar efter att schemat är exporterat, inte på vikarierader från planerat schema. Här ska en persons namn anges.
Enskild angelägenhet 100%
Används vid bouppteckning/begravning, bortgång och svårare sjukdom av närmast anhörig. Här ska en persons namn anges.
Extra vak (palliativ vård)
Används när man är i behov av personal då brukare/boende eller kunden är i livets slutskede och behov av tillsyn finns. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt vak och 2068.
Facklig verksamhet
Används då man har fackliga uppdrag. Här ska en persons namn anges.
Föräldraledig
Används vid ledighet utifrån de dagarna man har rätt till enligt föräldraledighetslagen. Här ska en persons namn anges.
Förstärkning
Förstärkning ska användas när det sker oförutsedda händelser i verksamheten efter exporterat schema. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt förstärkning.
Handledning
När man behöver ersättare vid handledning. Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.
Introduktion (Gå bredvid)
Används då ny personal går bredvid för att lära sig verksamheten. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt intro och 8040, meddelar i anteckningsrutan vem som ska tilldelas denna beställning.
Kompledig
När man beställer ersättare för kompledighet. Här ska en persons namn anges
Närståendevård
Används då man får ersättning från försäkringskassan att vårda någon närstående. Här ska en persons namn anges.
Planeringsdag
är man behöver ersättare för planeringsdag Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.
Politiskt uppdrag
När man beställer ersättare för politiskt uppdrag. Här ska alltid en persons namn anges.
Semester
När man beställer ersättare för semester. Här ska alltid en persons namn anges.
Sjukdom
När man beställer ersättare för en sjukdom. Här ska en persons namn anges.
Schemaarbete
Används enbart om man från chef fått tillåtelse att avsätta tid för att arbeta med schema vid speciella tillfällen. Här ska en persons namn anges.
TimeCare pass
Används när man har planerat den kommande schemaperioden och man inte kan härleda behovet till en specifik persons frånvaro, utan det kan härledas till arbetsplatsens frånvaro som helhet. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan. TimeCare pass får inte användas vid storhelger och röda dagar.
Tjänstledig
Används vid studier. Här ska en persons namn anges.
Utbildning
Används vid utbildning. Här ska en persons namn anges.
Utbildning ICDP
Används specifikt för den utbildningen. Här ska en persons namn anges. Samt 7161 i beställningsreferensrutan.
Utbildning ESFA – (En skola för alla)
Används specifikt för den utbildningen. Här ska en persons namn anges. Samt 7052 i beställningsreferensrutan.
Vakant (under tillsättning)
Används enbart under tiden rekrytering sker av ny personal. Aldrig annars. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.
Vård av barn
Används när man beställer ersättare för en person som är hemma för sjukt barn. Här ska en persons namn anges.
Årsarbetstidsledig
Används endast av de arbetsgrupper som har avtal om årsarbetstid. Här ska en persons namn anges.
Bemanningsenheten inom utförare LSS och socialpsykiatri tillgodoser personalbehoven inom yrkeskategorierna skötare, vårdare, personlig assistans och ungdomshandledare/ungdomsassistent. Detta gör man både vid planerad och oplanerad frånvaro.
Kontakt
Telefon: 0141-22 24 92 eller 0141-22 24 93
E-post: bemanningsenheten.lss@motala.se
Öppettider
Måndag-fredag 6.30-15.30
Jasmina Ferizovic
Enhetschef
Telefon: 0141-22 24 55
E-post: jasmina.ferizovic@motala.se
Ulrica Odin
Samordnare
Telefon: 0141-22 53 80
E-post: ulrica.odin@motala.se
Rutiner
Rutin för beställning av vikarier från Bemanningsenheten, Utförare LSS och socialpsykiatri
Instruktion för att ringa in vikarie om bemanningsenheten är stängd
Bemanningsenheten för äldreomsorgen tillgodoser personalbehov inom för yrkeskategorierna undersköterska och vårdbiträde. Detta görs både vid planerad och oplanerad frånvaro och riktar sig mot verksamheter inom äldreboende, hemtjänst och demens.
Kontakt
Telefon: 0141-22 24 09
E-post: bemanningsenheten.ao@motala.se
Adress: Båtsmansgatan 7, 591 27 Motala
Öppettider
Måndag-fredag 6.30-12.00, 13.00-16.00
Lördag-söndag och helgdagar 6.30-10.00
Anna-Karin Eriksson
Enhetschef
Telefon: 0141-22 52 87
E-post: anna-karin.eriksson@motala.se
Rutiner
Beställning av vikarier från Bemanningsenheten ÄO
Rutin vid akut bokning av nattpool
Kontakt
Frågor gällande rekrytering av timvikarier samt enklare support kring Timepool:
Telefon: 0141-22 52 84
E-post: vikarie.bildning@motala.se
Bemanning inom bildningsförvaltningen
Bemanningsorganisationerna inom bildningsförvaltningen är uppdelade på enhetsnivå med ett övergripande samarbete på områdesnivå. Detta för att nyttja bemanningsresursen effektivt.
Inom förskola och grundskola rekryterar varje rektor sina vikarier. Administrering av timvikarier i Timepool hanteras av förskoleadministratör på respektive område.
Bemanningsorganisationerna ska genomsyras av god kvalitet, kontinuitet, kompetens, samsyn och uppföljning. De har en strategisk betydelse för kompetensförsörjning och ska ge en samlad bild över förvaltningens behov av personalresurser.