Handbok för intranätet

Vårt språk ska vara tydligt, begripligt och anpassat till dem som ska läsa det vi skriver. Det kallas för att använda klarspråk och det ökar förståelsen och därmed sannolikheten att din läsare gör som du tycker att hen ska göra.

Tänk på dessa punkter när du skriver din text:

• Det viktigaste ska komma först i texten.
• Skriv alltid i du-form och använd aktiva verb. Exempel: Skriv: ”du ska lämna in” i stället för ”inlämnas”.
• Korta ner texten så att bara det viktigaste är med.
• Använd gärna punktlistor när det är lämpligt.
• Använd ett vardagligt språk utan för långa meningar.
• Om du måste använda krångliga och svåra ord, förklara vad de betyder.
• Använd mellanrubriker för att dela upp texten i olika delar.
• Låt gärna en kollega läsa texten och komma med synpunkter.

Tänk igenom detta när du eller din verksamhet vill publicera något på intranätet. Du kan också reflektera över befintlig information utifrån samma checklista.

Syfte

Vad är syftet med din text? Nytt innehåll som publiceras ska alltid tillföra ett tydligt värde – inte bara publiceras som “bra att ha någon gång”-information. Varje gång ny information publiceras på intranätet förlorar resten av informationen som redan finns på intranätet i värde. Det blir svårare att hitta det som är viktigt, och att sökmotorn får mer att gå igenom.

Innehållet på intranätet ska hjälpa dig att lösa de vanligaste uppgifterna, inte specialfall som händer några få gånger om året.

Uppgiftsfokuserat

Intranätet ska vara uppgiftsfokuserat. Tänk på att användaren söker på intranätet för att snabbt lösa en uppgift. Gör gärna steg-för-steg-listor. Inled endast med en kort bakgrund eller avsluta med en faktaruta om det verkligen behövs.

Vad löser den för uppgift? Vilket behov tillfredsställer den?

Målgrupp

Vem är användaren? Är intranätet rätt kanal för att nå den här målgruppen? Finns andra gemensamma arenor som är bättre lämpade? Exempelvis L-katalogen eller e-post till nyckelpersoner.

Innehållsansvarig

Vem ska vara/är innehållsansvarig chef för den informationen du vill publicera? När ska den uppdateras alternativt tas bort? Publicera ingenting om inte denna punkt är klar och tydlig.

Håll informationen aktuell

Intranätet är inte ett arkiv. All information som finns där ska vara aktuell. Rensa regelbundet och se över innehållet minst 2 gånger per år!

När en nyhet/aktuell händelse publiceras ska avpubliceringsfunktionen användas. Det vill säga: ange när sidan ska sluta publiceras så tas den bort automatiskt. Vill du spara det du skrivet får du göra det i exempelvis ett worddokument.

Vi strävar efter att intranätet ska vara tillgängligt för personer som använder någon typ av hjälpmedel för att navigera på webben.

På webbriktlinjer.se finns riktlinjer för bland annat tillgänglighet på webben.  Här nedan har vi lyft ut några av de riktlinjer som är relevanta för dig som jobbar med innehåll. På webbriktlinjer.se definieras dessa riktlinjer ännu mer om du vill läsa dem i sin helhet.

Här är några tips för ökad tillgänglighet:

Rubrikstruktur

Tänk på att rubrikstrukturen på sidan är korrekt. Sidans huvudrubrik har nivå H1. Alla underliggande rubriker ska då vara H2. Om du har underrubriker inom ett ämnesområde, ska dessa formateras som H3. En text blir inte automatiskt en rubrik för att du fetmarkerar den.

Om du jobbar med expanderbara fält eller processblock så är flikarnas rubriker H2, och underrubriker inom dessa ska då alltså börja med H3.

Här är ett exempel som förklarar vad som menas med rubrikstruktur.

H1 Mat

H2 Frukt

H3 Banan

H3 Äpple

H2 Grönsaker

H3 Broccoli

H2 Kött

H3 Kyckling

H3 Nötkött

Se instruktionsfilmen för WordPress om rubriker för att se hur du jobbar med rubriker.

Bilder

Skriv inte väsentlig text i bilder. Uppläsande hjälpmedel kan inte läsa texten, och dessa besökare går då miste om budskapet. Om du behöver lägga in en bild, som exempelvis grafik som innehåller text, använd fältet för alt-text för att beskriva bilden och dess textinnehåll.

Alla bilder, som inte är rent dekorativa, ska ha en alt-text. Se instruktionsfilmen för bildhantering för att få hjälp med hur du ska göra.

Läs mer nedan om bildhantering på webben.

Filer

Det är alltid att föredra att text läggs direkt som webbinnehåll, det vill säga på en sida, som fråga-svar eller som en nyhet. Om du måste lägga ut ett dokument, se till att det är konverterat till PDF och att du har gjort en tillgänglighetsgranskning av PDF-filen. Det finns verktyg i Adobe Acrobat DC för att säkerställa tillgänglighet.

Undvik bokstäverna å, ä och ö, samt understreck (_) i filnamnet då det skapar problem i vissa webbläsare.

Länkar

När du skapar en länk i en text ska länken läggas på text som beskriver innehållet som finns på destinationssidan. Använd flera ord som länk, för att det ska bli lättare att klicka. Använd inte länkar på uttryck som ”Klicka här”, eftersom det inte säger något om vart länken leder. Placera inte länkar för nära varandra.

Hjälp till att navigera till innehåll som är relaterat till sidan.

Länkar ska alltid öppnas i samma flik, och du behöver alltså inte kryssa i rutan för att öppna i ny flik. Detta gäller såväl interna och externa länkar som dokument.

Tabeller

Använd tabeller sparsamt, behöver innehållet verkligen presenteras i en tabell? Tabeller kan bete sig på ett oväntat sätt på andra skärmar, exempelvis mobilskärmar, och viss information kan gå förlorad.

Tabeller ska formateras på rätt sätt med ett tabellhuvud.

1. Markera alla celler i raden som ska vara tabellens rubrikrad.
2. Gå in i tabellinställningarna.
3. Välj Cell => Tabellcellsegenskaper.
4. Välj Celltyp => Cellhuvud.
5. Klicka OK.

De flesta användare vill se viktig information direkt på webbsidan och inte behöva öppna ett dokument. Exempelvis manualer, instruktioner, riktlinjer och ren information av annat slag som är viktig för att utföra en uppgift bör inte enbart ligga i ett dokument. Skapa istället lämpliga rubriker på relevant webbsida, eller skapa en ny webbsida.

Instruktion för att skapa manual med instruerande bilder

För att göra en manual med bilder för exempelvis ett system behöver du dels lägga in bilderna i mediebiblioteket, dels skapa själva manualen i textform.

Först beskrivs hur du lägger in bilderna på rätt sätt i mediebiblioteket och sedan hur du läggas till bilderna i din instruktion.

1. Klicka på ”Media” för att gå till mediebiblioteket.
2. Klicka på ”Lägg till ny”.
   
3. Klicka på ”Välj filer” och hitta filerna på din dator.
4. Du kan också använda ”dra och släpp” funktionen genom att dra in filerna direkt in i rutan.
   
5. Oavsett vilket alternativ du väljer hamnar bilderna i mediebiblioteket.
6. Klicka på ”Redigera” för att redigera bildens egenskaper.
   
7. Fyll i en beskrivning av bilden under ”Alternerande text”. Detta är viktigt ur tillgänglighetssynpunkt. Den alternerande texten, även kallat alt-text, ska beskriva vad som syns på bilden. Man ska kunna förstå bilden utan att se den.
   
8. Välj sedan kategori i högerkolumnen, det räcker att bocka i ”Bilder”.
9. Klicka på ”Uppdatera”.
   
10. Gå till sidan där du ska göra din instruktion.
11. Skriv in instruktionen i text.
12. Placera textmarkören på en ny rad där du ska ha en bild.
13. Klicka på knappen ”Lägg till media”.
14. Hitta bilden i mediebiblioteket och markera den.
    
15. Klicka på knappen ”Infoga på sida” längst ner till höger.
16. Om du vill att man ska kunna klicka på bilden och få upp den i ett större format, markera bilden och klicka på pennan ”Redigera”.
17. I menyn ”Länk till” väljer du Mediafil. Klicka på ”Uppdatera”.
    

En bild ska i möjligaste mån förmedla innehållet i texten, eller i del av innehållet. En bild kan man tolka betydligt snabbare än man scannar av en rubrik eller textmassa.

Vi ska bara använda bilder som är köpta av en fotograf eller som vi har fotat själva. Vi kan också använda bilder från bildbanken Mostphotos, kontakta kommunikationsenheten om du behöver ha hjälp att ladda ned bilder därifrån.

Ladda upp bilder i mediebiblioteket

Se instruktionsfilm för hur du ska göra för att ladda upp bilder i WordPress.

I rutan för bildtext skriver du förutom eventuell bildtext ”Fotograf: Namn”. Du behöver inte skriva något om bilden är tagen från Mostphotos. Bildtexten ska kommentera bilden och är stället för att ange vilka som syns på bilden om den används till en nyhet.

I rutan ”alt-text” ska du beskriva bilden, så som den ser ut, exempelvis ”Foto av en kvinna som går med en hund i en park.”

Bildformat

Toppbild på webbsida (utvald bild): 1600 x 212 pixlar

Nyhetsbild: 800 x 440 pixlar

Bild till blocket ”Puffar med bild i tre kolumner” kan laddas upp i samma format som toppbild. Om du har flera puffar, varav någon eller några går till en sida som har en toppbild, så kommer alla bilder då att bli lika stora i puffarna.

Du kan installera bildredigeringsprogrammet FastStone Image Viewer för att underlätta beskärning av bilder. Kontakta Servicedesk om det inte finns i ditt Software center.

Här kan du se en instruktionsfilm om hur du ändrar format med hjälp av FastStone Image Viewer.

Du behöver hitta egna rutiner för att hålla dina sidor på intranätet uppdaterade och korrekta. Verksamheter som förändras mycket kan behöva se över innehållet oftare än verksamheter som är mer statiska. Minimum bör vara att se över alla sidor två gånger per år.

Kontrollera då:

• Att texten är aktuell och korrekt.
• Att det inte finns trasiga länkar till dokument, interna eller externa sidor.
• Att eventuella kontaktuppgifter fortfarande stämmer.
• Att alla frågor och svar är aktuella och utan brutna länkar.

Den som är ytterst ansvarig för att detta sker är verksamhetens chef, läs mer under Roller och uppdrag nedan.

Brutna länkar

Kommunikationsenheten får varje vecka en rapport över brutna länkar, och ansvarar då för att dessa åtgärdas. En fördel är förstås om det aldrig blir några brutna länkar. Om du exempelvis byter ut ett dokument är det viktigt att göra på rätt sätt så att det inte skapas en bruten länk.

Kommunikationsenheten

Kommunikationsenheten ansvarar för sidstrukturen på intranätet och raderar eller skapar nya sidor vid behov. Kommunikationsenheten ansvarar också för förvaltning av verktyget WordPress, exempelvis utveckling, utbildning och support.

Kommunikationsenheten kan hjälpa till att göra förändringar på alla sidor på intranätet vid behov, exempelvis när verksamhetens egen webbredaktör är förhindrad av någon anledning. För vissa verksamheter, som har väldigt lite innehåll, sköter kommunikatörerna uppdateringar efter förfrågan av innehållsansvarig chef.

Webbredaktör

En webbredaktör ansvarar för att arbeta med innehåll på sidor och FAQ som handlar om dennes ansvarsområde. Ibland ingår att skriva nyheter eller driftinformation, men det kommer du överens med kommunikationsenheten om.

Innehållsansvariga chefer

Chefer är enligt Motala kommuns kommunikationspolicy informationsansvariga för extern och intern kommunikation och därför också informationsansvariga för den del av intranätet som berör dennes verksamhet. Det är upp till chefen att delegera arbetet och se till att det finns någon inom verksamheten som gör de förändringar som krävs. På intranätet ska verksamheter som har mycket innehåll ha egna webbredaktörer som håller detta aktuellt och uppdaterat. Om det saknas webbredaktör i verksamheten ansvarar innehållsansvarig för att påtala för kommunikationsenheten när förändringar behöver göras.