Rekryteringsprocessen

I Motala kommun använder vi oss av kompetensbaserad rekrytering. Metoden är effektiv och träffsäker och också en metod som inte diskriminerar.  Vi definiera tydligt vilken kompetens som efterfrågas och har sedan detta som utgångspunkt genom hela rekryteringen – från det viktiga förarbetet till kravprofilen, via urvalsarbetet, intervjuer, referenstagning och utvärdering till rekryteringsbeslutet. Fokus ligger på vilka formella och personliga kompetenser i form av utbildning, personlighet, erfarenheter och kunskaper som behövs för att utföra jobbet. Syftet är att ta reda på vilken kandidat som har bäst förutsättningar att lyckas och trivas i sin nya roll.

Kompetensbaserad rekrytering, utförd på rätt sätt, gör att alla kandidaterna blir lika och rättvist behandlade. Sättet kvalitetssäkrar rekryteringen och minskar risken för subjektiva bedömningar.

Rekryteringsordning

Innan du påbörjar en rekrytering måste du ta hänsyn till om det finns personer som exempelvis genomgår en omplaceringsutredning eller har förtur till återanställning.

Rekryteringsförfrågan

Innan du inleder rekrytering av personal som ska jobba med handläggning eller administration fyller du i en rekryteringsförfrågan. Denna förfrågan bifogar du sedan ditt ärende i Visma Recruit i en egen process i systemet. När du gjort de första stegen ärendedetaljer och kravprofil, skickar du ärendet för godkännande. När ärendet är godkänt kan du jobba vidare.

Rekryteringsförfrågan gäller även för alla tjänster inom Gemensam ledningsförvaltning (GLF). Här svarar du på ett antal frågor direkt under ärendedetaljer då du startat upp ditt ärende som du sedan skickar för godkännande. Även för detta finns en  särskild process att använda.

Läs mer om rekryteringsförfrågan.

Identifiera rekryteringsbehov

När en vakans eller ett behov uppstår behöver du planera för en eventuell rekryteringsprocess. Det är inte självklart att en vakans eller ett kompetensbehov betyder att du måste rekrytera. Därför är det viktigt att ställa sig själv några frågor innan du påbörjar rekryteringen:

• Vilken kompetens saknar jag?
• Är det ett reellt behov eller behöver jag kompetensen för att någon med kompetensen har slutat?
• Hur akut är kompetensbehovet?
• Finns kompetensen redan hos mig eller hos oss internt? Är det kanske möjligt att omplacera eller förändra arbetsuppgifterna för någon med kompetensen?
• Kan jag utveckla kompetensen internt genom utbildning, kurser, coaching?

Innan du sätter igång behöver du göra ett gediget förarbete. Du behöver veta vad jobbet som du rekryterar till innebär och vilka krav det ställer på personen som ska utföra det. För att ta reda på det göra du en arbetsanalys och tar fram en kravprofil. När dessa är på plats är det sedan lätt att formulera en annons, sätta mål och skapa en rekryteringsgrupp som kan hjälpa dig i arbetet.

Prata med alla som berörs av rekryteringen och ta gärna in synpunkter från medarbetarna och din fackliga part kring hur de ser på kompetensbehovet. Om rekryteringen innebär en större förändring ska du ta upp den med fackliga parter, t ex i samverkansgruppen. Mindre förändringar kan du diskutera vid arbetsplatsträffar.

Uppstart, arbetsanalys och kravprofil

Vad är en arbetsanalys? En arbetsanalys är en analys av själva rollen, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter den innehåller. Analysen ökar förståelsen för vad som krävs för att utföra det aktuella jobbet på ett bra sätt. Den ger dig insikt i vilka kompetenser personen du ska rekrytera behöver för att klara av jobbet och således bör vara centrala i urvalsprocessen.

Kravprofilen är det dokument som sammanfattar vilka krav personen som ska utföra jobbet behöver uppfylla. Med andra ord är det en beskrivning av vem du ska rekrytera. Att göra en noggrann arbetsanalys underlättar arbetet med att ta fram en kravprofil och ger dessutom en mer korrekt kravbild eftersom den är baserad på faktiska arbetsuppgifter och kritiska situationer.

Kravprofilen kan delas in i olika typer av krav där de vanligaste är:

• Utbildning
• Erfarenhet
• Kunskap, färdigheter och förmågor
• Personliga egenskaper
• Intresse och utvecklingspotential
• Praktiska krav

Tänk på att en specifik utbildning eller erfarenhet inte är en garanti för kompetens inom ett visst område, utan mera en indikation på att det kan finnas kompetens. Dessa bör därför inte heller ta alltför stor plats i kravprofilen eller urvalsprocessen,  Mer fokus kan i stället läggas på förutsättningar för kompetens, så som kunskap, färdigheter och förmågor som handlar om teoretisk förståelse, praktisk skicklighet och mental kapacitet, undantaget roller där lagkrav eller liknande finns.

Personliga egenskaper handlar om hur vi tenderar att agera i olika situationer, och är också en viktig del av vår kompetens. Och för att den framtida medarbetaren ska trivas och kunna utvecklas hos oss är det av största vikt att det finns intresse och motivation för arbetet och organisationen, samt möjlighet att utvecklas i en för båda önskvärd riktning.

Slutligen är praktiska krav övriga krav för tjänsten som är mer eller mindre ofrånkomliga. Det kan handla om körkort, en viss certifiering eller yrkesbevis.

Arbetsanalysen och att ta fram en kravprofil är de viktigaste och mest tidskrävande delarna i rekryteringen. Du kan ta hjälp av   Uppstartsmallen, som innehåller tips på frågor att fundera över.

Beteende-, kapacitets- och personlighetstester

Thomasverktygets analyser PPA, GIA och HPTI ska göras på samtliga chefsrekryteringar och går även att genomföra vid specialistrekryteringar eller andra viktiga roller. Dessa ger oss ytterliga information om kandidaterna och kan hjälpa oss att predicera potential. Kontakta HR för stöd i arbetet med tester.

Tidsplan

Bestäm och boka in vilka datum som gäller för de olika stegen i processen. På det sättet blir processen tydlig för alla involverade parter och drar inte ut på tiden.

Datum ska bokas in för:

• Publicering av annons
• Urvalsmöte
• Intervjudagar
• Eventuellt andra intervjuer och tester
• Referenstagning

Vid chefsrekryteringar samarbetar alltid rekryterande chef med HR som stöttar i processen alla steg. Du når dem via hr@motala.se.

Kontakta fackliga organisationer

Vid chefsrekrytering ska de fackliga organisationer som berörs, i ett tidigt skede kontaktas och kontinuerligt informeras om rekryteringsarbetet. De ska ges möjlighet att delta i processen genom att ta del av kravprofilen, lämna synpunkter och ha en egen intervjugrupp.

En anställning som är eller förväntas vara minst tre månader ska annonseras internt eller externt. Annonser som ska gå ut externt publiceras alltid på

• Motala kommuns webbplats
• Offentliga Jobb
• Arbetsförmedlingen

Utöver dessa kanaler finns det ett flertal andra möjliga annonseringskanaler. Kontakta HR för mer information om detta.

Skapa ärende i Visma Recruit

Gå till Visma Recruit för att skapa ett nytt ärende, hjälp se här. Följ sedan stegen i processen. Använd underlaget du fått fram i din arbetsanalys och fyll i kravprofilen. Var extra noggrann när du fyller i formella och personliga kompetenser, t ex. ska du inte skriva olika utbildningar under samma rubrik, eller blanda ihop skallkrav med meriterande krav. En tydlig kravprofil kommer att hjälpa dig i slutet av rekryteringen då du ska utvärdera dina slutkandidater.

För personliga kompetenser använder oss av Home of Recruitment. Välj inte för många, en till max fyra kan vara lämpligt beroende på tjänst. Utöver dessa finns speciellt framtagna chefskompetenser märkta CK som ska användas vid chefsrekryteringar. Då du väljer kompetenser får du automatiskt intervjufrågor och referensfrågor till en intervjuguide. Guiden kan skrivas ut om du så önskar. Du kan välja att ta bort föreslagna frågor och lägga till egna. Skulle du sakna någon kompetens, hör av dig till HR.

Annonsen utformar du så att den speglar din kravprofil. Då du väljer kompetenser får du automatiskt en hjälptext till din annons. Texten behöver du sedan redigera och komplettera i annonssteget. Du kan istället välja att klistra in en annonstext du använt tidigare som motsvarar dina krav. Din annons ska locka till läsning, vara lättläst, tydlig och hållbar arbetsrättsligt. Den ska alltid följa vårt arbetsgivarvarumärke.

Här kan du se hur annonsen ska utformas: Annonsmall för rekryteringsannons

Om tjänsten är säkerhetsklassad ska du skriva detta i annonsen. Det innebär att de kandidater som går vidare i processen får genomföra en säkerhetsprövning.

Undvik dubbeltitlar när du skapar ditt ärende. Är det en delad tjänst får du välja en av titlarna och sedan specificera mer i arbetsbeskrivningen.

När du är klar med ditt ärende skickar du det vidare till HR för publicering. Rekommenderad publiceringstid är två veckor, men tiden kan både förlängas och förkortas vid behov.

När tiden för ansökan gått ut är det dags för urval och att intervjuer med de kandidater som du väljer att gå vidare med.

Ansökningar via Visma Recruit diarieförs automatiskt. Ansökningar som kommer in på annat sätt skickas alltid digitalt till hr@motala.se.

Läs ansökningar och ranka dessa i Visma Recruit

Din kravprofil är underlag för ditt urval. Läs igenom samtliga ansökningar och rangordna kandidaterna beroende på hur väl de uppfyller kravprofilen. Genom att jämföra varje kandidat mot kravprofilen hjälper det dig att vara objektiv och neutral mot sökande under hela processen. Visma Recruit har en utvärderingsmodul som hjälper dig att välja rätt kandidat.

Om ni är flera som är involverade i rekryteringen kan du boka in ett urvalsmöte. Gå igenom kandidaterna tillsammans utifrån era olika rankningar och sammanställ vilka kandidater som uppfyller kravprofilen i högsta grad. Välj ut lämpliga kandidater för intervju.

Boka intervjuer

Boka in de kandidater som du valt ut till intervju. Detta kan du göra via Visma Recruit, t ex genom att skicka förslag på intervjutider. Vid tjänster som kräver utdrag ur belastningsregistret kan du redan vid detta tillfälle be kandidaterna att ta med utdraget till intervjun.

Skicka bekräftelse till kandidaterna du har bokat in om du inte gjort det via systemet. Där anger du datum, tid och adress och ber dem ta med kopior på sina examensbevis/betyg/intyg som kan bekräfta deras CV samt legitimation och eventuellt utdrag ur belastningsregistret. Glöm inte bort att kontrollera körkort om det är en krav för jobbet.

Mall för e-postbekräftelse.

Personer som kallas till intervju kan få ersättning vid särskilda skäl för reseutlägg till och från Motala. Kontakta HR för hjälp med bedömning.

Informera övriga sökande

Tacka övriga sökande för visat intresse och informera via e-post att de inte är aktuella i detta skede men att inget är klart ännu.

Tänk på hur du bemöter våra sökande! Det är viktigt att alla som arbetar med rekryteringen visar respekt och gott omdöme. Ett gott första intryck gör oss attraktivare som arbetsgivare och visar vägen hur alla våra anställda ska bete sig.

En viktigt del av hur man uppfattar oss som arbetsgivare är att hela tiden hålla sökande informerade om processen för att de ska känna sig delaktiga, informerade och uppskattade. Detta gör du enkelt via Visma Recruit.

Uppmärksamma också internsökanden lite extra. Det kan vara värdefullt att ha en diskussion kring detta och se om det finns andra möjligheter till utveckling för dem.

Planera och genomför intervjuer enligt dessa steg:

Skapa intervjumall utifrån kravprofilen

När du lagt in din kravprofil skapas en intervjumall automatiskt. Förutom frågorna kopplade till de personliga kompetenserna, får du med både inledande och avslutande frågor i mallen. Mallen kan skrivas ut eller så väljer du att föra anteckningar i kandidatkortet, som är kopplat till varje kandidat. Du har också möjlighet att lägga till egna frågor i mallen. Kom dock ihåg att skriver du anteckningar i systemet är dessa inte dina personliga utan delas med alla som har behörighet till ditt ärende.

Första intervjun

Använd samma intervjumall till alla intervjuer. Detta gör att intervjuer blir likvärdiga och kandidaterna rättvist behandlade. Anteckna under varje fråga för att du ska kunna jämföra kandidaterna. Tänk också på bemötandet och kandidatens första intryck av oss som arbetsgivare! Kom ihåg att kontrollera kandidatens legitimation, körkort om det är ett krav och samla in examensbevis tillsammans med betyg.

Sammanställning och bedömning av kandidater

När alla intervjuer är genomförda går du själv eller tillsammans med din rekryteringsgrupp igenom kandidaterna.

Välj ut den kandidat som ni upplever är bäst lämpad för tjänsten genom att titta på hur väl de stämmer överens med kravprofilen och vad som framkommit vid intervjun. Du kan med fördel använda dig av utvärderingsfunktionen i systemet.

I de fall där det är aktuellt med en andra intervju väljs ett mindre antal kandidater per tjänst ut.

Testning

Om det är aktuellt med beteende- och personlighetstester kontaktar du HR.

Vanligast är att ta referenser efter intervjuer och eventuella tester, men dessa kan även tas tidigare i processen. Du har möjlighet att automatisera detta steg under ärendeinställningar i ditt ärende och använda digital referenstagning via Refapp. Vem som lämnas som referent kan variera, vanligt är någon tidigare chef, kollegor, kunder, samarbetspartner, projektmedlemmar, medarbetare eller liknande.

Fundera över vilka referenser du behöver för att kunna fatta bra beslut, be om dessa och förklara gärna varför du ser det som viktigt. Var ödmjuk inför om en kandidat inte vill lämna alla referenser du efterfrågar, men ha en dialog kring detta för att få större förståelse kring varför. Den digital referenstagning via Refapp ger dig möjlighet till fler och mer objektiv referenstagning. Önskar du komma igång med digitala referenstagning utan den automatiserade processen kontaktar du HR för mer info.

Kontakta de referenser ni kommit överens om. Även här kan du använda systemet till hjälp. Referensfrågor finns kopplade till varje kompetens, inklusive inledande och avslutande frågor. Använder du den digitala delen kan du använda dig av färdiga mallar eller göra egna så de matchar ditt behov. Använd samma mall till samtliga referenser för att kunna jämföra kandidaterna. Om du inte får tag på referensen via telefon, försök ta kontakt via e-post för att boka in en telefontid. Det finns även hjälp i form av en Referensmall.

E-postmall för kontakt med referent.

Du har nu hittat rätt person för tjänsten och det är dags att erbjuda kandidaten jobbet. Tänk på hur du bemöter kandidaten. Var positiv och förmedla att han/hon är exakt den du vill ha.

Registerutdrag

Den som erbjuds anställning inom förskola eller skola, HVB-hem, LSS-verksamhet samt arbete med barn i annan verksamhet än skola och barnomsorg måste innan anställningen påbörjas uppvisa ett utdrag ur belastningsregistret. Mer information finns i Gemensam anvisning angående registerkontroll.

Lönesättning

Utgå från respektive förvaltnings delegationsordning där det framgår vem som har rätt att sätta lön för nyanställd personal samt lön över en viss summa. Som stöd för lönesättning finns den kommungemensamma lönestatistiken. Ta också hänsyn till enhetens och verksamhetsområdets lönestruktur, kandidatens löneanspråk kopplat till erfarenhet, utbildningsnivå, marknaden samt referenser och arbetsprov.

Om kandidaten lämnar en månadsanställning i kommunen för en annan månadsanställning i samma befattning inom kommunen, sker ingen ny lönesättning om det inte innebär avsevärd förändring av ansvar och arbetsuppgifter. Tidigare lönesättning gäller.

Ingen ska anställas utan att lönen är överenskommen innan anställningen börjar. Om lönen inkluderar nästa års löneöversyn ska detta framgå i anställningsavtalet.

Anställningsavtal

När ni är överens om lön och tillträde ska avtal skrivas.

Läs mer om hur du hanterar digital anställning i systemet Barium.

Återkoppla till kandidater som inte gått vidare

Meddela de övriga sökande om beslutet, muntligt till kandidaterna som varit på intervju och skriftligt till övriga via e-postfunktionen i Recruit.

Skicka handlingar till arkiv

Skicka platsannonsen och ansökningshandlingar för den nyanställde till personalarkivet för att arkivera dem i personakten. Examensbevis, betyg och intyg skickas till: winlas_soa@motala.se eller med internpost till SOA för registrering i WinLas. För att underlätta hanteringen behöver personnumret (6 siffror) samt fullständigt namn finnas på samtliga kursintyg.

Skriv sedan ut en sammanställning över alla sökande. På listan markerar du den person som du anställt. Skicka listan till centralarkivet för arkivering.

Informera verksamheten och fackliga

Informera dina medarbetare att rekryteringsprocessen är färdig. Berätta när den nya medarbetaren beräknas börja arbeta. Vid rekrytering av nya medarbetare är det även god ton att informera de fackliga organisationer som är berörda.

Så fort du är färdig med rekryteringen ska du avsluta den i Visma Recruit. Kontinuerlig och snabb återkoppling är viktigt för kandidaten och påverkar hur de ser på oss som arbetsgivare. Vid avslut skickas enkäter automatiskt till alla som sökt jobb hos oss för att vi ska få information om hur de som söker jobb hos oss upplever rekryteringsprocessen.

Så länge en rekrytering ligger öppen och oavslutad i systemet är den också aktuell för alla omplaceringar som pågår i kommunen.

Oavslutade rekryteringar och kandidater som inte fått någon återkoppling påverkar vår attraktivitet som arbetsgivare, så avsluta din rekrytering så fort du är klar.

Den nyanställde chefen ska skriva under en blankett för delegering av arbetsmiljöansvar:

• Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter – förvaltningschef
• Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter – verksamhetschef
• Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter – enhetschef
• Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter – annan arbetsgivarföreträdare