Systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM

Med hjälp av systematiskt arbetsmiljöarbete går det att upptäcka mer av det som är viktigt för medarbetarnas hälsa och det blir tydligt vilka åtgärder som hjälper.

Genom att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan vi på arbetsplatserna:

• Upptäcka risker i arbetet och åtgärda dem i tid
• Förebygga olycksfall, sjukdom, ohälsosam arbetsbelastning och andra negativa följder av arbetet
• Skapa goda arbetsförhållanden, vilket kan minska sjukfrånvaron
• Öka trivsel och engagemang i arbetet
• Uppnå en förbättrad kvalitet på våra tjänster
• Skapa större ordning och reda

Dessutom bidrar arbetsmiljöarbetet till en bra ekonomi, ett gott anseende för organisationen och är en av de viktigaste delarna för att lyckas med kompetensförsörjningen – det blir lättare att både behålla och rekrytera medarbetare.

Film om systematiskt arbetsmiljöarbete

I den här filmen från Arbetsmiljöverket får du en kort introduktion till det systematiska arbetsmiljöarbetet som gäller för alla arbetsgivare.

Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete för alla arbetsgivare, film på Youtube

Läs mer

Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete på Arbetsmiljöverkets webbplats

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) är arbetsgivaren skyldig att regelbundet undersöka arbetsförhållanden. Riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet ska bedömas.

Ett bra sätt att påbörja undersökningen av arbetsmiljön är att utgå från det du vet om verksamheten. Finns det något som kan orsaka oönskade konsekvenser för medarbetarna?

Det finns många olika sätt att undersöka de risker som finns i arbetsmiljön, välj det sätt som passar bäst för just er verksamhet.

Du som chef ansvarar för att det finns tydliga rutiner på arbetsplatsen som anger när, hur och av vem de regelbundna undersökningarna av arbetsförhållandena görs. Rutinen ska tas fram i samråd med arbetstagare och skyddsombud.

Exempel på vanliga risker

• Ohälsosam arbetsbelastning (obalans mellan krav och resurser)
• Oklara förväntningar på arbetsinsatsen
• Repetitivt arbete
• Tunga lyft, olämpliga arbetsställningar
• Hot- och våld
• Farliga ämnen (ex. kemikalier)
• Ensamarbete
• Nattarbete
• Buller

Exempel på undersökningsmetoder

Daglig dialog ”uppmärksamhet i vardagen”

Det är viktigt att i den dagliga verksamheten vara uppmärksam på hur medarbetarna mår i sitt arbete. Stor korttidsfrånvaro, vantrivsel eller relationsproblem kan vara varningssignaler om risker i arbetet.

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att lyfta arbetsmiljöfrågor och stämma av arbetsbelastning.

Arbetsplatsträff

Arbetsplatsträffarna är ett tillfälle när alla medarbetare har möjlighet att rapportera problem och risker i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljö ska vara en stående punkt på mötena.

• Läs mer om Arbetsplatsträffar
• Strukturdagordning

Enkäter/intervjuer

Enkäter, intervjuer eller andra verktyg kan vara ett bra sätt att ta reda på både specifika och generella problem.

• Arbetsmiljöpaletten – Inspiration, verktyg och arbetssätt

Skyddsrond

Rekommenderat är att göra minst en fysisk skyddsrond per år och en skyddsrond med organisatorisk och social inriktning. Andra riktade skyddsronder kan också användas för att belysa ett särskilt område exempelvis hot- och våld eller ergonomi. Inom vissa verksamheter behöver dock skyddsronder göras oftare, det beror på vilka risker som hanteras i verksamheten.

Mätningar

Mätningar kan ibland behöva göras för att kunna bedöma risker. Mätningarna kan exempelvis gälla buller, ljus, luftföroreningar och vibrationer. Som chef kan du anlita företagshälsovården för att genomföra mätningar av olika slag.

Undersökning av risker för olika grupper

Kvinnor och män arbetar ofta under olika villkor och har ofta olika förutsättningar för arbetet. Vid undersökningar av arbetsmiljön är det viktigt att synliggöra eventuella strukturella skillnader eftersom det kan finnas behov av olika åtgärder för olika grupper. Andra grupper än kvinnor och män kan exempelvis vara minderåriga. Tänk på att inkludera mångfalden på arbetsplatsen!

Medicinska kontroller

Enligt föreskriften Medicinska kontroller i arbetslivet (2019:3) ska vissa yrkesgrupper erbjudas medicinska kontroller exempelvis vid nattarbete, rök- och kemdykning, exponering för vibrationer, handintensivt arbete samt vid arbete med vissa kemiska produkter.

Exitsamtal

Ta tillvara på det som kommer fram i exitsamtal med medarbetare som slutar, vad har varit bra och vad har varit mindre bra?

Undersökning och utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud

Om rapporteringen av olyckor, tillbud och ohälsa fungerar bra kan tidigare okända risker bli synliga. Sammanställningar av ohälsa, skador och tillbud är ett bra underlag för att kunna göra en bra utredning. Syftet med utredningen är att hitta orsaker till att någonting har hänt. För att åtgärderna som vidtas ska bli så effektiva som möjligt behövs kunskap om vad som har hänt och varför. Sjukfrånvaro och ohälsa kan orsakas av förhållanden i arbetsmiljön. Det är därför viktigt att utreda om sjukfrånvaro eller ohälsa hos medarbetare inom verksamheten har samband med arbetsförhållandena eller inte.

Använd gärna flera olika undersökningsmetoder i ert arbetsmiljöarbete, de bidrar med olika perspektiv och kompletterar varandra. Det är viktigt att få en så heltäckande bild som möjligt. I Arbetsmiljöpaletten finns olika metoder, checklistor och verktyg som kan användas för att undersöka arbetsmiljön, välj det som passar just er verksamhet!

När man har undersökt arbetsmiljön och identifierat vilka risker som finns i verksamheten är nästa steg att bedöma om riskerna är allvarliga eller inte. Här kan du läsa mer om att göra riskbedömningar.

Efter att undersökning och riskbedömning har gjorts är det dags att vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. När det är möjligt ska identifierade risker åtgärdas direkt, skriv då ner vad som har gjorts i riskbedömningsblanketten.

De risker som inte kan åtgärdas direkt (inom ca: 5 dagar) ska rapporteras in i enhetens arbetsmiljöplan i Hypergene. Vilka åtgärder som behöver vidtas och på vilket sätt de ska genomföras beror på vilka risker som har identifierats.

Olika nivåer på åtgärder

Åtgärderna kan ibland delas in i olika nivåer beroende på hur risken ser ut. Utgångspunkten är att försöka ta bort själva riskkällan men om det inte går så är det viktigt att fundera på hur riskerna kan minskas eller hur konsekvenserna av risken kan lindras.

1. Ta bort riskkällan
   Det absolut effektivaste sättet är såklart att ta bort eller byta ut riskkällan. Exempelvis kan en bildskärm som är felinställd för användaren justeras in, eller bytas ut mot en som passar eller ett kemiskt bytas ut mot ett mindre farligt.
2. Bygg in riskkällan
   Riskerna kan minskas genom att begränsa möjligheterna att komma i kontakt med riskkällan, exempelvis genom att utföra högljudda arbetsmoment i en separat del av byggnaden.
3. Minimera risken
   I vissa fall måste medarbetarna jobba i farliga och riskfyllda situationer men genom olika åtgärder kan riskerna minimeras. Exempel kan vara att använda personlig skyddsutrustning.
4. Hantera risken
   Om inga andra möjligheter finns tillgängliga kan exempelvis utbildningsinsatser, säkrare arbetsmetoder eller tydliga och väl kända rutiner minska risken för ohälsa och skador. Ett sätt att hantera svåra händelser är att prata igenom olika möjliga händelser i förväg och förbereda medarbetarna på hur de ska agera och vilka rutiner som gäller. Läs mer om organisatorisk och social Arbetsmiljö

Samtliga enheter inom kommunen ska ha en arbetsmiljöplan som respektive enhetschef ansvarar för att hålla uppdaterad. Arbetsmiljöplanen finns i Hypergene under fliken kontinuerlig uppföljning. Här ska alla risker som inte kan åtgärdas omgående (inom ca: 5 dagar) rapporteras in.

I arbetsmiljöplanen framgår vilka risker som finns i verksamheten, vilka åtgärder som ska vidtas, vem som ska genomföra åtgärden och när det ska vara klart. Arbetsmiljöplanen ska göras i samverkan och lyftas på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. Det är bra att gå igenom arbetsmiljöplanen regelbundet och uppdatera den både när åtgärder är genomförda och när planering eller förutsättningar förändras. På så sätt är planen alltid aktuell.

Läs mer om årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet

Utgå ifrån arbetsmiljöplanen och följ upp. Se om genomförda åtgärder har gett önskad effekt. Ibland kan olika lösningar och åtgärder behövas för att komma fram bästa effekten, de kan även komplettera varandra.

När det gäller till exempel hög arbetsbelastning kan det behövas stöd i att prioritera arbetsuppgifter, ny fördelning av arbetsuppgifter, ändringar i organisationen, utbildningsinsatser eller något annat.

Om åtgärderna inte har gett önskad effekt, eller om de har skapat nya risker behöver en ny riskbedömning göras och nya åtgärder vidtas.

Om en arbetsskada eller ett tillbud har inträffat är det viktigt att undanröja orsaken till det som har skett så att liknande händelser inte inträffar igen.

Utredningsskyldighet och följa upp åtgärder

Om det finns ett samband mellan det som har hänt och förhållandena i arbetet så har du som chef en skyldighet att utreda händelsen. Ofta har tekniska faktorer, mänskligt handlande, organisatoriska förhållanden och ledning av verksamheten samverkat, exempelvis till ett olycksfall. Arbetsgivaren bör därför, så långt det är praktiskt möjligt, ta reda på samtliga bakomliggande orsaker till det inträffade. Utredningen behöver göras grundligt och systematiskt. Den kan omfatta iakttagelser på arbetsplatsen, intervjuer med berörd personal och granskning av ritningar, uppgiftsfördelning, instruktioner och rutiner. Utredningen bör fokuseras på händelsen och de förhållanden som lett fram till den. Den bör göras i förebyggande syfte och inte uppehålla sig vid skuldfrågan. Sjukfrånvaro kan bero på ohälsa eller olycksfall som orsakats av förhållanden i arbetsmiljön. Det är därför viktigt att ta reda på om frånvaron har samband med arbetsförhållandena. Kvinnor och män kan utsättas för olika risker i arbetet. Det är därför viktigt att känna till antalet utsatta kvinnor och män i fråga om ohälsa, olycksfall eller tillbud. Det kan visa att skilda åtgärder behövs. (AFS 2008:15).

Utred arbetsskadan eller tillbudet genom att svara på dessa frågor:

• Vad hände?
• När, var och hur hände det?
• Varför hände det?
• Vad hade kunnat hindra att det hände?
• Vad behöver ni göra direkt för att det inte ska hända igen?
• Kan det hända något liknande i någon annans verksamhet?

Efter en arbetsskada måste ni utreda om ni har gjort tillräckligt för att göra arbetsmiljön säker. Chef och skyddsombud bör fundera över om andra rutiner behövs.

Utred rutinerna genom att svara på dessa frågor:

• Har ni gjort det ni planerade när ni senast gick igenom arbetsmiljön?
• Har ni undersökt arbetsmiljön tillräckligt ofta?
• Har ni gjort förändringar som har påverkat arbetsmiljön?
• Har medarbetarna fått säga vad de tycker om arbetsmiljön?
• Finns det instruktioner för farliga arbetsuppgifter?

Efter utredning så vidtas åtgärder och dessa kontrolleras/följs upp då även de nya åtgärderna kan skapa risker.

Försäkringskassan

Om en arbetsskada har skett ska du som chef anmäla detta till Försäkringskassan. Ärenden inlagda efter den 1 januari 2023 hanteras digitalt i Stella. Berörd medarbetare får information om att skadan är anmäld till Försäkringskassan via Kivra alternativt via post. Ärenden inlagda före den 1 januari 2023 hanteras till Försäkringskassan på följande sätt: Skriv ut blanketten i tre exemplar, skriv under blanketterna och skicka en till Försäkringskassan, en till personalarkivet och en behåller medarbetaren.

Anmälningsskyldighet till Arbetsmiljöverket

Chef har en anmälningsskyldighet av dödsfall, svårare personskador, skador i arbetet som drabbat flera arbetstagare samtidigt samt allvarliga tillbud, enligt Arbetsmiljölagen (3 kap. 3a§). Anmälan görs till Arbetsmiljöverket genom stödsystemet Stella. Vad en svårare personskada och allvarliga tillbud kan innebära kan du läsa mer om på Arbetsmiljöverkets hemsida

Afa försäkring

Utöver ovanstående så ska du som chef informera medarbetaren om att Afa försäkring finns och att medarbetaren själv behöver ansöka om detta. Mer om detta finns att läsa på Anmäla arbetsskada och tillbud i Stella.

Arbetsgivaren ska varje år göra en skriftlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1 11§). Syftet är att utveckla och förbättra och se om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).

Se hela processen för Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbete

Du som chef ansvarar för att enheten/arbetsplatsen har väl kända rutiner för hur en sjukanmälan görs och hur arbetsplatsen hanterar när någon sjukskrivs. Du kan använda checklistan som stöd när du tar fram rutinen när du tar fram rutinen.

Rutinen ska vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som ses över någon gång per år.