Medarbetarsamtal

Du som chef dokumenterar medarbetarsamtalet direkt i samtalsmall i Winlas. För att underlätta förberedelse för samtalet för bägge parter finns samtalsmallarna även här:

Medarbetarsamtal med individuell utvecklingsplan

Medarbetarsamtal medarbetarkompass pilot 2023

Under 2023 finns två samtalsmallar att välja mellan. Chef för aktuell verksamhet beslutar vilken mall som används i verksamheten detta år. Har ni tagit del av den digitala introduktionen av medarbetarkompassen kan ni med fördel använda samtalsmallen pilot, kopplad till medarbetarkompassen. Från och med 2024 är både medarbetarsamtal och lönekriterier kopplade till medarbetarkompassen.

Medarbetarsamtal för chefer i Motala kommun

För chef är samtalsmallen kopplad till chefskompassen.

Du som chef ska lägga in medarbetarsamtalet inklusive den individuella utvecklingsplanen i systemet efter varje genomfört medarbetarsamtal. Detta underlättar arbetet med utbildnings- och utvecklingsinsatser och säkerställer att uppgifterna följer med medarbetaren under hela anställningen i kommunen.

Gör såhär för att registrera i Winlas:

1. Logga in i Winlas.
2. Gå till din medarbetares personsida.
3. Välj anteckningar i menyn till vänster.
   
4. Skapa anteckningen (medarbetarsamtal eller lönesamtal) genom att trycka på ”Lägg till”. För att hitta denna meny kan du behöva skrolla webbläsaren längre åt höger.
   
5. Nu får du upp en meny över de mallar som finns tillgängliga. Välj medarbetarsamtal alternativt lönesamtal.
   
6. Anteckna det du vill. Gå sedan ut den befintliga anteckningen genom att trycka på ”Anteckningar” på medarbetarens personsida. När du skriver i mallen så sparas texten automatiskt medan du skriver.
7. När du skrivit färdigt ditt samtalsunderlag trycker du återigen på ”Anteckningar” i den vänstra menyraden på medarbetarens personsida.
   
8. Nu ser du en översikt över de samtalsunderlag som finns dokumenterade på medarbetaren. Du ser att det samtalsunderlaget du precis skapat ligger dolt för medarbetaren. Tryck på de tre punkterna i menyn till höger.
   
9. Välj ”Redigera synlighet”.
   
10. Ställ in ”Synlig för medarbetaren”.
    
11. Nu är det dags att signera anteckningen. Då går du först in i anteckningen.
    
12. Tryck nu på ”Åtgärder” och sedan ”signera anteckning”
    
13. Följande ruta kommer nu upp. Tryck ”OK” och låt ”Skicka mail till medarbetaren” fortsätta vara ibockat. Då kommer medarbetaren att få ett mejl om att du signerat en anteckning och att det nu är deras tur att logga in och signera.
    
14. Det är bra om du meddelar medarbetaren att de får gå in via intranätet för att komma in i Winlas eftersom utskicket tyvärr inte hänvisar dit.
15. Om du nu går tillbaka till översikten av medarbetarens anteckningar ser det ut enligt nedan. Du ser att anteckningen är signerad och när den signerades av dig som chef. När medarbetaren signerat ser du ett datum och klockslag under ”Signerad medarbetare”.
    
16. Observera att en signerad anteckning står som ”Låst för redigering”. Du kan självklart som chef redigera den. Då väljer du de tre prickarna längst ut till höger och ”Lås upp anteckning” innan du går in i anteckningen igen. Då försvinner signeringsstämpeln och du behöver signera den enligt steg 12-13 igen. Sedan behöver medarbetaren göra detsamma.

Du som chef informerar om upplägg och genomförande vid lämplig samverkansträff och/eller arbetsplatsträff.

För att kunna förbereda sig ska medarbetaren i god tid före medarbetarsamtalet få ett kallelsebrev till medarbetarsamtal av sin chef. För att samtalet ska bli så givande som möjligt är det viktigt att både medarbetare och chef är förberedd och har tänkt igenom vad man vill ta upp.

Du som chef och din medarbetare avsätter tid för samtalet. Tillsammans går ni systematiskt igenom det som är av betydelse för enhetens mål och för medarbetarens arbete. Ni pratar också om behov av kompetensutveckling inför den kommande perioden.

Stäm av hur det varit under den gångna perioden. Medarbetarsamtalet är ett led i att utveckla och öka medarbetarens egenansvar och både du och dina medarbetare har ett ansvar för samtalets innehåll.

Samtalet ska handla om medarbetarens personliga förutsättningar för uppgiften, arbetsförhållanden samt sin och arbetsplatsens utveckling. Tänk på att ställa frågor om trivsel och om kränkningar förekommer.  Samtalet kan även ge medarbetaren möjlighet att ge dig som chef feedback på hur denne uppfattar ditt ledarskap.

Medarbetarsamtalet ska även kunna handla om saker som kan kännas obekväma att diskutera som t.ex. medarbetarens hälsa och hur den kan förbättras för att undvika ohälsa i framtiden.

Målen med medarbetarsamtalet är att:

• Genom dialog få en fördjupad genomgång av frågor som är väsentliga för verksamhetens, arbetsgruppens och medarbetarens utveckling.
• Förankra organisationens och enhetens mål på medarbetarnivå.
• Komma överens om medarbetarens uppdrag under den kommande perioden.
• Samtala om medarbetarens prestationer under den gångna perioden, till exempel huruvida arbetsuppgifter har klarats av och mål har uppnåtts.
• Kartlägga medarbetarens utvecklingsbehov för att klara enhetens uppsatta mål.
• Diskutera kring medarbetarens hälsa och föra ut kommunens hälsotänk.
• Följa upp föregående års medarbetarsamtal.
• Om kompetenshöjande insats ägt rum ska kopia av betyg eller intyg skickas till HR via internpost eller e-post hr@motala.se.
• Genom medarbetarsamtalet ges möjlighet att på ett aktivt och planlagt sätt påverka medarbetarens och därigenom hela enhetens/kommunens utveckling.

I samband med medarbetarsamtalet och vid nyanställning ska blankett ”Redovisning av aktuella bisysslor” fyllas i. Medarbetaren är skyldig att lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma eventuella bisysslor. Till hjälp finns Checklista för bedömning av bisyssla.

Läs mer om bisyssla.

Arbetsgivaren är, enligt AFS 1998:5 (Arbete vid bildskärm), skyldig att erbjuda synundersökning till alla arbetstagare som arbetar vid bildskärm mer än en timme per arbetsdag. Vid samtalet ska alla berörda medarbetare erbjudas synundersökning.

Läs mer om vad som gäller för glasögon i arbetet