Kommunikationsstöd och chefens ansvar

Du som chef är den viktigaste källan i den interna kommunikationen och ditt ledarskap är djupt förknippat med din förmåga att kommunicera.

80- 90 procent av det du gör som chef handlar om kommunikation, i samtal, möten och via e-post. Du får lättare att förklara orsaken till förbättringar, effektiviseringar och ledningsbeslut om du kommunicerar på ett sätt som skapar mening och intresserar dina medarbetare för omvärlden och för beslut som tas. Genom att du planerar din kommunikation och arbetar systematiskt får du en större effekt som gör att du lyckas bättre i ditt ledarskap vilket i sin tur gör det möjligt att nå uppsatta mål.

För att nå dit du vill och för att nå uppsatta mål behöver du använda din kommunikativa förmåga. Du behöver involvera dina medarbetare och skapa engagemang.

Genom Åtta K kan du lyfta fram rätt förmågor och bli en kommunikativ chef.

  1. Konkret – så att det du säger blir begripligt för mottagaren oavsett förkunskaper, språk och kultur. Undvik ”fikonspråk”, förkortningar eller fackuttryck! Du är kompetent ändå och visar det bättre genom att kunna anpassa ditt språk!
  2. Koncentrerad – så att dina fakta fokuserar på det väsentliga. Din information drunknar i allt brus annars. Var däremot beredd på frågor.
  3. Koordinerad – så att olika avsändare av samma budskap också säger samma sak. Annars blir informationen förvirrande och inte trovärdig.
  4. Kontinuerlig – kommunicera inte bara ad-hoc! Kontinuitet skapar trovärdighet, inte minst under perioder av förändringsarbete. Planera i förväg så kan du lättare skapa kontinuitet.
  5. Konsekvent – Hitta en röd tråd och håll i den under tid, annars blir ditt budskap inte trovärdigt! Om det är osäkert så säg det! Det du säger ena veckan måste synka med det du säger andra veckan. Upprepa gärna. Om budskapet förändras – var noga med att säga exempelvis ” vi har valt att ändra strategi på grund av….”
  6. Korrekt – Tala sanning! Om du inte kan säga hela sanningen – säg det du kan säga. Kontrollera fakta och sakuppgifter. Var inte medvetet luddig.
  7. Kontrastrik och kreativ – Ofta blir information saklig och tråkig… Vi får svårt att engagera mottagaren och stimulera till dialog. Kom ihåg att använda bilder och illustrationer. Skapa känslor och utnyttja alla sinnen!
  8. Kontaktskapande – Ge möjligheter till dialog och idéutbyte. Om det inte är möjligt direkt vid informationstillfället – tala om när och hur.

Hur kommunikativ är du? Gör vårt test!

Kommunikationsenheten är ett centralt, internt kommunikationsstöd till chefer och medarbetare. Vi kan hjälpa dig att kommunikationsplanera men även att ta fram budskap och kommunicera dessa via olika kanaler. För att du som chef ska känna dig tryggare i ditt kommunikativa uppdrag genomför vi även interna utbildningar inom kommunikationsområdet.

Varje förvaltning har en kontaktkommunikatör som har fokus på just er verksamhet, men vi har även specialistkompetenser på enheten inom:

  • Redaktionellt arbete
  • Strategisk kommunikation
  • Ledningskommunikation
  • PR- och varumärkesfrågor
  • Grafisk formgivning
  • Webbutveckling
  • Digital kommunikation

Oavsett vad inom kommunikationsområdet du behöver hjälp med är du välkommen att kontakta oss. Du behöver aldrig fundera på vem av oss som gör vad, vi har en väg in och du kontaktar oss via kommunikation@motala.se. Tänk på att vara ute i så god tid som möjligt.

Kommunikationsenheten genomför kontinuerligt två olika interna utbildningar för att stötta dig som chef i ditt kommunikativa ledarskap.

Att möta media

Kommunen och media – två betydelsefulla delar av vår demokrati. Det är viktigt att vår kontakt med media präglas av professionalitet, uppriktighet och ömsesidig respekt. Under den här halvdagskursen får du lära mer om nyhetsredaktionens arbete. Du får också en bättre kunskap om hur dina fortsatta kontakter med media kan formas. Vi belyser journalistiken från olika vinklar och diskuterar exempel från verkligheten. Vi pratar också om sociala medier och hur vi ska agera när vi möts av svepande, känslostyrda kommentarer och nättroll.

Kommunikativt ledarskap

Du som chef ägnar 70-90 procent av din arbetstid åt att kommunicera med medarbetare, chefer och omvärlden. Din förmåga att kommunicera påverkar i stor utsträckning hur du lyckas i ditt ledarskap och i arbetet med att nå verksamhetens mål. Ett kommunikativt ledarskap skapar också de bästa förutsättningarna för medarbetarna, så att de kan ta sitt ansvar som medskapare i organisationen.

Denna halvdagskurs ger dig vägledning, konkreta råd och tips för att kunna möta dina kommunikativa utmaningar på ett framgångsrikt sätt. Teoretiska genomgångar varvas med övningar där du får möjlighet att fundera på olika frågeställningar både enskilt och i grupp.

Anmälan och kontakt

Tider för kommande utbildningar läggs upp i Utbildningsportalen. Det är också där du anmäler dig.

Har du frågor om någon av utbildningarna eller förslag på andra utbildningar inom kommunikationsområdet får du gärna höra av dig till kommunikation@motala.se.

Enligt Motala kommuns Kommunikationspolicy har alla chefer kommunikationsansvar inom sina respektive ansvarsområde, gentemot medarbetare, omvärld och nämnd. Detta innebär bland annat att chefer ansvarar för att styrdokument och riktlinjer för Motala kommuns kommunikationsarbete följs inom deras respektive ansvar. Det innebär också att du är ansvarig för information i tryckt material, kontakter med media och information på kommunens interna och externa webbsida som rör din verksamhet.

Chefer har också ansvar att se till att kommunikationen mellan enheter respektive processer fungerar tillfredställande.

ß